Sử dụng phòng chia theo nhóm trong cuộc họp Microsoft Teams

Tạo các phòng chia theo nhóm trước cuộc họp

Người tổ chức hoặc diễn giả trước tiên phải tham gia cuộc họp để tạo hoặc quản lý phòng chia theo nhóm.

1. Đi tới Lịch Teams và mở lời mời họp.

2. Chuyển đến Phòng chia theo nhóm và chọn Tạo phòng.

3. Chọn số lượng phòng bạn muốn (tối đa 50) và chọn Thêm phòng.

   Trong ví dụ này, ba phòng đã được tạo nhưng chưa có ai được chỉ định cho chúng.

   

4. Chọn Chỉ định người dự.

5. Chọn xem bạn có muốn Teams phân bổ đồng đều mọi người vào các phòng (Một cách tự động) hoặc tự bạn chỉ định mọi người (Theo cách thủ công).

Ngay sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể mở các phòng chia theo nhóm.

Tạo các Phòng chia theo nhóm trước cuộc họp

1. Bắt đầu cuộc họp.

2. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

3. Hãy thực hiện những việc sau:

   1. Chọn số lượng phòng bạn muốn (tối đa 50).

   2. Chọn xem bạn có muốn Teams phân bổ đồng đều mọi người vào các phòng (Một cách tự động) hoặc tự bạn chỉ định mọi người (Theo cách thủ công).
      
      

      Lưu ý: Bạn sẽ không thể tự động chỉ định mọi người vào các phòng chia theo nhóm sau trong cuộc họp.

4. Chọn Tạo phòng.

Chỉ định mọi người theo cách thủ công trước cuộc họp

1. Chuyển đến lịch Teams của bạn và mở lời mời cuộc họp.

2. Chuyển đến Phòng chia theo nhóm và chọn Chỉ định người tham gia.

3. Chọn Thủ công và chọn Tiếp theo.

4. Chọn những người bạn muốn trong một phòng bằng cách hộp kiểm bên cạnh tên của họ.

5. Chọn mũi tên xuống bên cạnh Chỉ định và chọn phòng cho họ.

6. Lặp lại các bước trước đó cho đến khi mọi người trong cuộc họp được chỉ định vào một phòng. Khi bạn hoàn thành, hãy chọn Xác nhận.

Chỉ định mọi người theo cách thủ công trong cuộc họp

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Chỉ định người dự. Từ cửa sổ này, sắp xếp mọi người để xem ai được chỉ định ở đâu bằng cách chọn mũi tên xuống bên cạnh Tên hoặc Phòng.

3. Chọn những người bạn muốn trong một phòng bằng cách hộp kiểm bên cạnh tên của họ.

   

4. Chọn mũi tên xuống bên cạnh Chỉ định và chọn phòng cho họ.
   
   

5. Lặp lại các bước trước đó cho đến khi mọi người trong cuộc họp được chỉ định vào một phòng. Khi bạn hoàn thành, hãy chọn Xác nhận.

   Nếu ai đó tham gia cuộc họp muộn, hãy chọn Chỉ định người tham gia lại để gán họ vào một phòng.

Gán mọi người theo cách thủ công trước cuộc họp kênh

Để gán thành viên kênh vào phòng chia theo nhóm trước khi cuộc họp kênh bắt đầu, trước tiên bạn phải tham gia cuộc họp:

1. Mở Teams trên máy tính của bạn và đi đến kênh nhóm của bạn.

2. Chọn tab Phòng chia theo nhóm.

3. Chọn Chỉ định người dự và sắp xếp thành viên kênh vào phòng chia theo nhóm.

Cuộc họp với khả năng phòng chia theo nhóm giới hạn ở 300 người dự. Nếu kênh có hơn 300 thành viên, bài tập trước sẽ không khả dụng. Người tổ chức cuộc họp cũng có thể phân công người dự vào phòng chia theo nhóm trong cuộc họp.

Phát ngẫu nhiên người dự trước cuộc họp

1. Từ lịch Teams của bạn, mở cuộc họp với phòng chia theo nhóm. 

2. Chọn Gán người dự > ngẫu nhiên. 

3. Từ menu thả xuống Phát ngẫu nhiên: 

   1. Chọn Mọi người để phát ngẫu nhiên tất cả người dự. 

   2. Chọn Chỉ những người chưa được gán để xáo trộn những người dự chưa được phân công vào phòng.

4. Chọn Lưu để gán lại người dự vào phòng chia theo nhóm mới.

Phát ngẫu nhiên người dự trong cuộc họp

1. Chọn Phòng từ thanh công cụ cuộc họp.

2. Trong phòng Chia theo nhóm, chọn Phân công người dự> Ngẫu nhiên.

3. Từ menu thả xuống Phát ngẫu nhiên: 

   1. Chọn Mọi người để phát ngẫu nhiên tất cả người dự. 

   2. Chọn Chỉ những người chưa được gán để xáo trộn những người dự chưa được phân công vào phòng.

4. Chọn Lưu để gán lại người dự vào phòng chia theo nhóm mới.

Bổ nhiệm người quản lý trước cuộc họp

1. Chuyển đến lịch Teams của bạn và mở lời mời cuộc họp.

2. Đi tới Phòng chia theo nhóm và chọn Cài đặt phòng .

3. Bật chuyển đổi Chỉ định người thuyết trình để quản lý phòng.

4. Chọn Tìm kiếm người thuyết trình và chọn người bạn muốn trở thành người quản lý phòng chia theo nhóm.

Bổ nhiệm người quản lý trong cuộc họp

1. Trong bảng điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm  .

2. Chọn Cài đặt phòng .

3. Bật chuyển đổi Chỉ định người thuyết trình để quản lý phòng.

4. Nếu không ai trong cuộc họp được chỉ định là diễn giả, hãy chọn Đi đến Tùy chọn cuộc họp để thêm diễn giả và chọn người bạn muốn làm người quản lý phòng. 

5. Chọn người thuyết trình từ menu thả xuống.

   

6. Chọn nút quay lại < để lưu các thay đổi của bạn.

Kiểm soát các phòng chia theo nhóm

Bạn có thể là một trong những người quản lý phòng chia theo nhóm trong cuộc họp của mình. Tuy nhiên, mỗi lần chỉ một người trong số các bạn mới có thể điều khiển phòng.

1. Trong bảng điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm  .

   Bạn có thể biết người quản lý hiện tại là ai (ví dụ: Daniela đang nắm quyền kiểm soát).

2. Chọn Quản lý phòng.

   Bây giờ bạn là người quản lý phòng chia theo nhóm. Tham gia các phòng mở, đưa ra thông báo và hơn thế nữa.

Gửi thông báo cho tất cả các phòng chia theo nhóm

Bạn có thể muốn cho mọi người biết thời gian diễn ra phiên chia theo nhóm còn lại là bao lâu, đưa ra ý tưởng thảo luận hoặc chỉ cung cấp cập nhật chung.

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Đưa ra thông báo .

3. Nhập thông báo của bạn, sau đó chọn Gửi.

Người tham gia được thông báo trong cuộc trò chuyện cuộc họp của họ về việc kiểm tra thông báo của bạn.

Trò chuyện trong phòng chia theo nhóm

Mỗi phòng chia theo nhóm có một cuộc trò chuyện riêng. Tất cả các cuộc trò chuyện đều có sẵn trong danh sách Cuộc trò chuyện chính trên Teams. Tại đây, bạn có thể trò chuyện với thành viên của bất kỳ phòng chia theo nhóm nào.

Sau khi tham gia phòng chia theo nhóm, bạn cũng có thể chọn Trò trong phòng để trò chuyện với những người ở đó.

Đóng các phòng riêng lẻ

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Di chuột qua phòng, chọn Xem thêm tùy chọn, rồi chọn Đóng phòng.

Đóng tất cả các phòng cùng một lúc

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Đóng.

Bạn sẽ biết các phòng đã đóng thành công khi trạng thái của chúng thay đổi thành Đã đóng.

Khi mọi người quay trở lại từ phòng chia theo nhóm và bạn đã sẵn sàng tham gia lại cuộc họp với một nhóm lớn hơn, hãy chọn Tiếp tục.

Tắt tính năng tự động vào phòng chia theo nhóm

Theo mặc định, người dự tự động được chuyển đến phòng chia theo nhóm ngay sau khi phòng mở. Khi bạn tắt tùy chọn này, người dự sẽ nhận được thông báo yêu cầu tham gia một phòng chia theo nhóm. Họ sẽ chọn Tham gia phòng (Tham gia trên thiết bị di động) trước khi được chuyển đến phòng.

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Cài đặt phòng .

3. Tắt chuyển đổi Tự động di chuyển mọi người vào phòng.

4. Chọn nút quay lại < để lưu các thay đổi của bạn.

Người dự cuộc họp có thể tìm hiểu thêm về cách tham gia và tham dự phòng chia theo nhóm tại đây: Tham gia phòng chia theo nhóm trong cuộc họp trên Teams.

Cho phép mọi người quay lại cuộc họp chính

Theo mặc định, chế độ cài đặt này đang tắt. Việc bật tính năng này cho phép người dự có thể chọn rời khỏi phòng chia theo nhóm và quay trở lại cuộc họp ban đầu để tham gia lại vào cuộc thảo luận với nhiều người hơn. 

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Cài đặt phòng .

3. Bật chuyển đổi Cho phép mọi người quay lại cuộc họp chính.

4. Chọn nút quay lại < để lưu các thay đổi của bạn.

Di chuyển một người vào một phòng chia theo nhóm khác

Những người tham gia có thể được di chuyển khi các phòng chia theo nhóm đang mở hoặc đã đóng.

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Chỉ định người tham gia và chọn hộp kiểm bên cạnh tên người bạn muốn di chuyển.

3. Chọn phòng mới cho người và chọn Chỉ định rồi Di chuyển.

Thêm một phòng chia theo nhóm khác

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Thêm cài đặt .

Xóa một phòng chia theo nhóm cá nhân

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Di chuột qua phòng và chọn Xem thêm tùy chọn, rồi xóa phòng.

Xóa tất cả các phòng chia theo nhóm cùng một lúc

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Xóa phòng xóa.

Tạo lại phòng chia theo nhóm từ đầu

Trong cuộc họp, bạn có thể xóa tất cả các phòng chia theo nhóm, tạo phòng mới và giao lại người dự cho họ.

1. Trong điều khiển cuộc họp, chọn Phòng chia theo nhóm .

2. Chọn Loại bỏ phòng và xác nhận quyết định.

3. Hãy làm theo hướng dẫn phía trên để tạo phòng chia theo nhóm mới và chỉ định mọi người đến các phòng.