Agendar uma reunião no Microsoft Teams

Agendar uma reunião

Há várias maneiras de agendar uma reunião no Teams:

• Em um chat individual ou em grupo, selecione Agendar uma reunião abaixo da caixa de mensagens para marcar uma reunião com as pessoas no chat. Você não pode agendar uma reunião de um chat de reunião.

• No calendário no lado esquerdo do Teams, selecione Nova reunião no canto superior direito.

O formulário de agendamento é onde você atribui um título à sua reunião, convida pessoas e adiciona detalhes da reunião. Use o Assistente de Agendamento para encontrar um horário que funcione para todos.

No Assistente de Agendamento, você pode ver os fusos horários, agendas e disponibilidade dos participantes em diferentes horários. A grade assistente de agendamento mostrará a agenda de cada participante. Áreas sombreadas mostram quando os participantes estão ocupados ou têm reuniões provisórias. Áreas não sombreadas são exibidas quando os participantes são gratuitos. 

Depois de preencher os detalhes, selecione Salvar para fechar o formulário de agendamento e convidar os participantes para a reunião.

Adicionar um número discado  

Inclua um número discado e uma ID de conferência para que os participantes possam chamar para a reunião do Teams. Se você agendar a reunião do Outlook, o número de discagem e a ID da conferência serão exibidos automaticamente no convite de reunião agendado. Para saber como adicionar esses detalhes ao agendar no Teams, consulte Adicionar um número de discagem para uma reunião no Teams.

Atribuir categorias a uma reunião

Color code seu calendário com categorias. Assim como no Outlook, você pode atribuir uma ou mais categorias a cada reunião em seu calendário. Há algumas maneiras de atribuir categorias:

1. Clique com o botão direito do mouse em um evento em seu calendário e selecione Categorizar e escolha uma cor.

2. Ao agendar uma reunião, selecione Categoria na parte superior do formulário de agendamento.

   Observação: Atualmente, as categorias não podem ser aplicadas a reuniões de canal.

Convide pessoas de fora da organização 

O Teams permite convidar pessoas de fora da sua organização, inclusive aquelas que não têm uma licença do Teams. Você precisará do endereço de email completo delas para convidá-las.

1. Vá para o local onde diz Adicionar participantes necessários. Se uma pessoa for um participante opcional, selecione Opcional.

2. Digite o endereço de email completo da pessoa (por exemplo: Joe@example.com).

3. Selecione Convidar. Eles(as) receberão um email com um link para a reunião.

Convidar pessoas com um link 

O Teams permite convidar pessoas para uma reunião por meio de um link de reunião. Para compartilhar este link:

1. Crie a reunião no Teams.

2. Acesse Calendário no lado esquerdo do Teams e selecione a reunião agendada.

3. O link da reunião será exibido como uma URL. Copie-o selecionando .

Adicionar um co-organizador

Depois de convidar pessoas para sua reunião, você pode somar 10 co-organizadores para ajudar a gerenciar sua reunião. Antes de adicionar co-organizadores, certifique-se de que as pessoas que você deseja adicionar já sejam adicionadas conforme os participantes necessários e siga as etapas abaixo:

1. Selecione sua reunião e selecione Editar.

2. Selecione Mais opções > Opções de reunião.

3. Na página opções de reunião, ao lado de Escolher co-organizadores, selecione a seta para baixo e escolha o nome do co-organizador.

   

4. Selecione Salvar na parte inferior da tela.

Transformar em uma reunião de canal

1. Selecione Nova reunião.

2. Digite o nome de um canal onde está escrito Adicionar canal (nos campos de data e hora).

Os canais não podem ser editados ou adicionados após o convite ser enviado. Você precisará enviar um novo convite com o canal atualizado.

Depois de adicionar as pessoas que você deseja, selecione Assistente de Agendamento para encontrar o melhor horário.

Se for uma reunião recorrente, abra o menu suspenso ao lado de Não se repete (logo abaixo da data). Escolha a frequência com que você deseja que ela ocorra nas opções padrão ou selecione Personalizar para criar sua própria cadência.

Agendar reuniões em um calendário de canais 

Se você não estiver familiarizado com como adicionar um calendário a um canal, as etapas serão descritas para você em Ver todas as suas reuniões no Teams. Depois que isso for feito, você terá algumas maneiras de adicionar eventos ao calendário compartilhado.

• Selecione Adicionar novo evento na parte superior do calendário.

• Clique e arraste seu cursor no calendário para selecionar um bloco de tempo.

• Ou selecione a seta ao lado de Atender agora na parte superior do aplicativo para abrir o menu e selecionar Agendar reunião.

Cada uma dessas ações abrirá o formulário de agendamento com o nome do canal preenchido, fique à vontade para adicionar um grupo ou indivíduos do Outlook inserindo manualmente seus nomes. Convidados e parceiros de fora de sua organização não terão acesso ao calendário do canal e também precisarão ser adicionados ao convite da reunião.

Clique com o botão direito do mouse para ver mais opções

Clique com o botão direito do mouse em um evento no calendário para confirmar presença, removê-lo se ele tiver sido cancelado ou abrir o convite para exibir os detalhes da reunião. Se o evento for uma reunião do Teams, você também terá opções para Ingressar online e Conversar com os participantes.

As reuniões do Teams mostrarão um botão para ingressar em um evento em seu calendário cinco minutos antes do início de uma reunião. Quando alguém ingressar na reunião, o evento alterará as cores para que você saiba que a pessoa está online.

Selecione Ingressar para abrir a janela de configurações da reunião para confirmar as configurações da câmera preferencial e do MIC antes de ingressar na reunião online.

Reagendar uma reunião

No calendário do Teams, você pode reagendar reuniões e eventos organizados. Para atualizar rapidamente um horário de reunião, selecione em seu calendário do Teams, arraste-o para um novo timelot e solte-o.

Você será notificado sobre a disponibilidade dos convidados antes de atualizar a hora da reunião.

Você também pode alterar a hora da reunião selecionando a reunião em seu calendário do Teams, selecionando Editar, escolhendo uma nova hora e selecionando Enviar atualização. Os participantes receberão automaticamente uma notificação com o tempo atualizado. 

Definir seu show como status em uma reunião do Teams

Como organizador, você pode definir o Show Como status da reunião na barra de ações. Quando os participantes RSVP, seus status refletirão automaticamente o status conjunto de organizadores. 

Como participante, você pode optar por definir seu status individual para a reunião por meio do Show As independente do status definido pelo organizador. O status atualizado refletirá sobre seu calendário. O valor padrão Mostrar como para todas as reuniões que um organizador agenda é Ocupado.

Você pode definir seu show como status de várias maneiras: