不在時のイベントを他のユーザーの Outlook 予定表に追加する
Outlook の予定表では、時間を [ビジー] または [ 不在時] として簡単にマークできます。 しかし、Microsoft 365 を使用しておらず、予定表共有を有効にしていないのに、自分の休暇を仕事仲間に見やすくする必要がある場合、どうすればよいでしょうか? この記事では、同僚の予定表の使用可能な空き時間に影響を与えることなく、カスタマイズされた終日会議の出席依頼を同僚の予定表に追加する方法について説明します。
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予定表を他のユーザーと共有できるさまざまな方法については、「他のユーザーと Outlook 予定表を共有する」を参照してください。
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不在時返信を送信する方法については、「Exchange アカウントを使用して不在時の通知を自動的に送信する」を参照してください。
注: この機能は、対象となる Microsoft 365 サブスクリプションを持つ Outlook で職場または学校アカウントを使用している個人のみが使用できます。
使用している Outlook のバージョンに応じて、以下のタブ オプションを選択します。 所有している Outlook のバージョンが不明な場合。
注: この [新しい Outlook] タブの手順が機能していない場合は、新しい Outlook for Windows をまだ使用していない可能性があります。 [クラシック Outlook] タブを選択し、代わりにこれらの手順に従います。
予定表に "外出中のイベント" を作成する
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[予定表] の [ホーム] タブで、[新しいイベント] を選択します。
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イベントのタイトルを追加し、開始日と終了日を選択します。
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1 日 (または日数) をブロックするには、[ 終日 ] トグルをスライドします。
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[オプション] グループ
![[空き時間情報] アイコン。](https://support.content.office.net/ja-jp/media/ef3325bc-8b56-4be7-b542-38c6d2125180.png)
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[保存] を選択します。
この "外出中のイベント" を他のユーザーに送信する
前のセクションの手順に従った場合、作成したイベントには、 不在時としてマークが表示されます。 つまり、他のユーザーがお客様との会議をスケジュールしようとすると、予定が空いていないと表示されます。
不在時イベントを他のユーザーに送信する場合の一般的な間違いは、元のイベントを開き、[不在時] ではなく [空き時間情報]
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予定表で、先ほど作成した不在時イベントを右クリックし、[イベントの複製] を選択します。
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イベントの新しいタイトルを追加します。 たとえば、自分の予定表でこれを見ているすべてのユーザーがすぐに内容を理解できるように、タイトルに自分の名前を含めることができます。
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[出席者] グループで [返信のオプション] を選択し、ドロップダウンで [返信の依頼] をオフにします。
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[オプション] グループ
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[出席者を招待する] で、目的の受信者を追加します。
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受信者と共有する情報を入力します。
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休暇を他のユーザーに定期的に通知する場合は、[繰り返さない] ドロップダウンで、定期的なパターンをクリックし、[保存] を選択します。
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[送信] を選択します。
[空き時間情報]
予定表で空き時間情報を管理する
既定では、アイテムを予定表に追加したり、他のユーザーからの招待を承諾したりすると、アイテムは予定表で [取り込み中] としてマークされます。
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これは、他のユーザーがお客様との会議をスケジュールしようとしたときに予定表に表示される空き時間情報に影響します。
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Teams を使用している場合は、状態インジケーターにも影響し、会議や予定がスケジュールされている場合に取り込み中として表示されます。
予定表を見ると、各アイテムの左端は状態を示すために色分けされています。端が白いと空き時間を示し、濃い色は取り込み中を示しています。
任意の予定表アイテムを調整して、ビジー、無料、不在時などとして表示できます。
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予定表で、変更するアイテムを右クリックします。
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表示されるメニューで [公開方法] をポイントし、必要なオプションを選択します。
Teams で状態を調整しますか? 「Microsoft Teams で状態を変更する」を参照してください。
会議出席依頼を使用して休暇をスケジュールするプロセスは、2 段階に分かれます。 自分の予定表で休暇をブロックする必要があります。また、仕事仲間の予定表に休暇時間を追加して、自分が不在であることを知らせる必要があります。
手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する
予定表で時間を "外出中" としてマークすると、同僚が会議をスケジュールしようとしたときに、そのマークが表示されます。 しかし、他のユーザーの空き時間情報に影響を与えたり、その予定表を書き換えたりすることなく、全員に自分の時間をあらかじめ通知できれば、便利だと思いませんか。 自分の情報が予定表に終日イベントとして表示されるように設定すると、これを実現できます。ただし、通常の終日イベントは通常 "予定あり" に設定されますが、この終日イベントは空き時間として表示されます。 同僚の空き時間情報には影響しません。
注: 会議出席依頼は、Outlook のユーザー間で送信されるように設計されています。 Outlook で会議出席依頼の作成中に他のユーザーのスケジュールを表示できるようにするには、組織が Microsoft Exchange Server を使用している必要があります。
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[予定表] の [ ホーム ] タブで、[新しい会議] を選択します。
ヒント: Ctrl + Shift + Q キーを押して、キーボード ショートカットを使用して新しい会議出席依頼を作成することもできます。
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[タイトル] ボックスに説明を入力し、必要に応じて [場所] ボックスに場所を入力します。
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[開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。 休暇の場合、通常は終日です。 これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。
注: Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。 別のタイム ゾーンに基づいてオフィスから離れた時間をスケジュールする場合は、[タイム ゾーン チェック] ボックスを選択し、適切なタイム ゾーンを選択します。
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[出席者] グループの [返信のオプション] で、ドロップダウン ボタンの [返信の依頼] をクリアします。
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[オプション] グループの [表示名] で、ドロップダウン リストで [無料] を選択します。 これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。
重要:
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[公開方法] 設定が [空き時間] に設定されていることをご確認ください。 これにより、会議出席依頼の受信者は、会議出席依頼を受け取って、自分の予定表に送信者の休暇を追加することができます。ただし、休暇は受信者の予定表のどの時刻にも登録されません。 受信者の予定表には、休暇期間中にスケジュールを設定できる空き時間情報が引き続き表示されます。
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終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。 同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。
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受信者と共有する情報を入力します。
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目的の受信者を [必須] または [省略可能] 行に追加します。
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オフィスから離れる一連の定期的な時刻にユーザーに警告する場合は、[ オプション] グループで [繰り返し] を選択し、定期的なパターンを選択し、[OK] を選択します。
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[送信] を選択します。
[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。
注: [終日イベント] を選択しなかった場合、イベントは、時間グリッド内に表示され、その日の上部には表示されません。 ただし、空き時間としてマークされたままです。
手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する
前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。 ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。 今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。
一般的な間違いは、元の要求を送信した後、予定表で会議出席依頼アイテムを開き、[ 表示] 設定を [無料 ] から [不在 ] に変更することです。 ただし、この操作を行うと、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新プログラムが送信され、[ Free] を [不在 ] に変更し、これを回避するために実行した手順を破ることができます。 [ 表示] 設定が [ 不在時] に設定されている予定表に重複する予定を作成する必要があります。
他のユーザーが Outlook カレンダーを使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、自分の予定表のアクセス許可を変更して防止していない限り、他のユーザーにも自分の空き時間情報が表示されます。 通常、予定、会議、およびイベントの [公開方法] は [取り込み中] に設定されます。 [不在時] の [ 表示] 設定を使用してアイテム を作成することもできます。 [ 不在 時] に設定されているアイテムは、[ ビジー] に設定されているアイテムと同様と見なされます。ユーザーは、その時点で利用できるとは思わないはずです。 視覚的には、2 つの種類が異なります。[ 不在] に設定されている項目は紫色で表示され、[ ビジー] に設定されている項目は青の色のテーマで識別されます。 この表示上の違いにより、ユーザーが空いていない理由が明確にわかります。 たとえば、競合している ビジー アイテムを移動することはできますが、休暇などの 不在 時アイテムを変更できないか、または変更する意思がない可能性があります。
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[予定表] の [ホーム] タブで、[新しい予定] を選択します。
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[ タイトル] ボックスに、離れた時間の名前を入力します。
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[ 開始時刻] と [ 終了時刻] で、離れた時刻が開始および終了する日付を選択します。
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[終日] チェック ボックスをオンにします。
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[ Show As]\(表示\) 設定を [不在時] に変更します。
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[保存して閉じる] を選択します。
注: 他のユーザーに送付した最初の会議出席依頼を (自分の予定表からのみ) 削除してもかまいません。 ただし、削除しないで予定表にそのまま残しておくと、計画が変更になったときに更新やキャンセルの通知を簡単に送信するために使用できます。
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