Початок роботи із запитами

Спробуйте!

За допомогою запитів можна відповісти на ділові або інші запитання на основі даних, а також швидко й легко вносити групові оновлення або видаляти відомості з бази даних.

Що таке запити?

Запити в Access схожі на запитання, які потрібно знайти в базі даних, навіть конкретні, пов'язані з цією інформацією.

У запитах інколи використовуються дані лише з однієї таблиці та кілька разів. Наприклад, можна просто знайти номер телефону контакту, для якого потрібен простий запит поля номера телефону для певної особи в таблиці контактів. Або можна об'єднати дані з кількох таблиць, наприклад відомості про клієнтів і замовлення, щоб дізнатися, що замовив клієнт.

В Access запит – це об'єкт бази даних. У ньому не зберігаються дані. Натомість відобразяться дані, які зберігаються в таблицях, і ці дані будуть доступні для роботи. Запит може відображати дані з однієї або кількох таблиць, з інших запитів або з однієї комбінації з них. Наприклад:

• Перегляд даних за допомогою вибіркового запиту. Знайдіть і перегляньте відомості з однієї або кількох таблиць, указавши умови, яким мають відповідати дані, і вибравши значення для відображення. Наприклад, можна попросити переглянути всі продукти, створені за допомогою tailspin Toys.

• Введіть умови та виконайте пошук у льоту. Створення запити для повторного використання, які завжди запитують умови пошуку. Наприклад, можна створити запит, у якому користувач запитає ім'я постачальника для пошуку, а потім відображає всі продукти, придбані в цього постачальника.

• Оновіть або додайте дані на основі запиту. Запит на дані, а потім за допомогою результатів автоматично вводьте або оновіть відомості. Наприклад, якщо tailspin Toys додав "TT" на початку назв усіх своїх продуктів, знайдіть усі продукти компанії, а потім оновіть назви продуктів, щоб кожен запис починався з "TT" – усе це через запит на оновлення.

• Видалення даних на основі запиту. Знайдіть відомості або записи та видаліть їх. Наприклад, якщо tailspin Toys виходить з бізнесу, а продукція компанії більше не доступна для продажу, знайдіть усі свої продукти та автоматично видаліть їх із відповідних таблиць.

Скористайтеся майстром запитів, щоб створити вибірковий запит, який відображає відомості у вікні табличного подання даних.

Створення запиту

1. Виберіть майстер Створення > запитів.

2. Виберіть майстер простих запитів, а потім натисніть кнопку OK.

3. Виберіть таблицю або запит із полем, а потім додайте поле до списку Вибрані поля . Завершивши, натисніть кнопку Далі.

   Додайте потрібну кількість полів із будь-якої кількості таблиць.

   Якщо ви додали числове поле

   Якщо числові поля додано, майстер запитає, у якому вигляді запит має повертати дані: докладному або зведеному. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб переглянути окремі записи, натисніть кнопку Докладно, а потім – Далі. Перейдіть до кроку 4.

   • Щоб відобразити зведені числові дані, наприклад середні значення, виберіть Елемент Зведення , а потім – Параметри зведення. Укажіть поля, які потрібно підсумувати, і спосіб підсумування даних. Буде відображено лише числові поля. Для кожного числового поля виберіть функцію:

     • Сум:   запит обчислює суму всіх значень поля.

     • Срдн:    запит обчислює середнє значення поля.

     • Міні:    запит повертає найменше значення поля.

     • Макс:   запит повертає найбільше значення поля.

   • Якщо потрібно, щоб результати запиту включать кількість записів у джерелі даних, виберіть для цієї таблиці значення Кількість записів у таблиці .

     Якщо ви додали поле дати й часу

     Майстер запитає, як групувати значення дат. Наприклад, ви додали до запиту числове поле, наприклад ціну, а також поле дати й часу, наприклад час транзакції, а потім указано в діалоговому вікні Параметри зведення , яке має відображати середнє значення поля ціни. Оскільки ви включили поле дати й часу, можна обчислити зведені значення для кожного унікального значення дати й часу для кожного дня, місяця, кварталу або року.

     Виберіть період часу, за допомогою якого потрібно згрупувати значення дати й часу, а потім натисніть кнопку Далі.

     Примітка.: У режимі конструктора доступні додаткові параметри групування значень дати й часу.

4. Надайте запиту назву.

5. Укажіть, чи потрібно відкрити запит (у вікні табличного подання даних) чи змінити запит (у режимі конструктора). Потім натисніть кнопку Готово.

Бажаєте отримати додаткову інформацію?

Створення й виконання запиту на оновлення

Навчальні курси з Excel

Навчальні курси з Outlook