Початок роботи з базами даних

Щоб зосередитися на макеті, узагальнюйте призначення бази даних і часто звертайтеся до зведення. Наприклад, якщо вам потрібна невелика база даних для домашнього бізнесу, можна написати щось просте, наприклад: "База даних клієнтів зберігає список відомостей про клієнтів для створення розсилки та звітів". Для корпоративної бази даних може знадобитися кілька абзаців, щоб описати, коли та як користувачі з різними ролями використовуватимуть базу даних і її дані. Створення конкретну і детальну заяву про місію, щоб посилатися на весь процес проектування.

Почніть із наявних відомостей і методів відстеження. Наприклад, ви зараз записуєте замовлення на придбання в бухгалтерській книзі або зберігаєте відомості про клієнтів у паперових формах. За допомогою цих джерел можна перелічити інформацію, яку ви зараз записуєте (наприклад, усі поля у формах). Якщо ви зараз не записуєте важливу інформацію, подумайте про те, яка окрема інформація вам потрібна. Кожен окремий тип даних стає полем бази даних.

Не турбуйтеся про те, щоб зробити перший список ідеальним – ви можете точно налаштувати його з часом. Але врахуйте всіх людей, які використовують цю інформацію, і попросіть свої ідеї.

Далі подумайте про те, що потрібно зробити з бази даних, а також про типи звітів або розсилки, які потрібно створити. Потім переконайтеся, що ви записуєте інформацію, необхідну для досягнення цих цілей. Наприклад, якщо потрібно відобразити звіт про збут за регіонами, потрібно записати дані про збут на регіональному рівні. Спробуйте створити ескіз звіту з актуальними відомостями, які потрібно переглянути. Потім перелічіть дані, потрібні для створення звіту. Зробіть те ж саме для розсилки або інших результатів, потрібних із бази даних.

Приклад

Припустімо, ви надаєте клієнтам можливість періодично отримувати (або не виходити з) періодичних оновлень електронної пошти, і хочете роздрукувати список тих, хто вибрав цю програму. У таблиці "Клієнти" потрібен стовпець "Надіслати повідомлення електронної пошти" з допустимими значеннями "Так" і "Ні".

Для тих, хто бажає отримувати електронні листи, потрібна адреса електронної пошти, для якої також потрібне поле. Якщо потрібно додати правильне привітання (наприклад, "Містер", "Місіс" або "Пані"), додайте поле привітання. Якщо потрібно звернутися до клієнтів за їхнім ім'ям у повідомленнях електронної пошти, додайте поле "Ім'я".

Отримавши список обов'язкових відомостей, визначте основні сутності (або предмети), необхідні для впорядкування даних. Уникайте дублювання даних у сутностях. Наприклад, попередній список бази даних про продаж продуктів може мати такий вигляд:

Основні сутності: клієнти, постачальники, продукти та замовлення. Отже, почніть з цих чотирьох таблиць: одна для фактів про клієнтів, одна для фактів про постачальників тощо. Можливо, це не остаточний макет, але це хороша відправна точка.

Щоб зрозуміти, чому більше таблиць краще, ніж менше, розгляньте наведену тут таблицю.

Кожен рядок містить відомості про товар і його постачальника. Оскільки у вас може бути багато товарів від одного постачальника, ім'я й адреса постачальника потрібно повторювати багато разів. Це призведе до використання зайвого дискового простору. Натомість запишіть відомості про постачальника лише один раз в окремій таблиці "Постачальники", а потім зв'яжіть цю таблицю з таблицею "Товари".

Друга проблема з цією конструкцією стає очевидною, якщо потрібно змінити відомості про постачальника. Припустімо, потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки вона з’являється в багатьох місцях, ви можете випадково змінити її один раз, але забути зробити це в інших місцях. Записування адреси постачальника лише в одному місці вирішує цю проблему.

Нарешті, припустімо, що є лише один товар, наданий компанією Coho Winery, і ви хочете видалити продукт, але зберегти ім'я та адресу постачальника. З цією структурою, як би ви видалили запис продукту, не втрачаючи відомості про постачальника? Це неможливо. Оскільки кожен запис містить факти про товар на додачу до фактів про постачальника, його неможливо видалити, не видаляючи інший. Щоб зберегти ці факти окремо, розділяйте цю таблицю на дві: першу для відомостей про продукт, а другу – на відомості про постачальника. Потім, видаляючи запис продукту, ви видаляєте лише факти про товар, а не факти про постачальника.

Після того як тему для таблиці бази даних вибрано, стовпці в цій таблиці мають містити лише відомості про цю тему. Наприклад, у таблиці товарів мають зберігатися факти лише про товари, а не про їхніх постачальників.

Щоб вирішити, які відомості слід відстежувати в таблиці, скористайтеся списком, створеним раніше. Наприклад, таблиця "Клієнти" може містити такі елементи: Ім'я, Прізвище, Адреса, Надіслати повідомлення електронної пошти, Привітання та Адреса електронної пошти. Кожен запис (клієнт) у таблиці містить однаковий набір стовпців, тому ви зберігаєте однакову інформацію для кожного клієнта.

Створення перший список, а потім перегляньте та уточніть його. Не забудьте розбити інформацію на найменші можливі поля. Наприклад, якщо початковий список містить поле Адреса як поле, розведіть його на адресу вулиці, місто, область і поштовий індекс або, якщо клієнти глобальні, на ще більше полів. Таким чином, наприклад, можна робити розсилки в належному форматі або звітувати про замовлення за штатом.

Після уточнення стовпців даних у кожній таблиці можна вибрати первинний ключ кожної таблиці.

Вам потрібен спосіб унікальної ідентифікації кожного рядка в кожній таблиці. Пам'ятаєте попередній приклад, у якому два клієнти мають однакове ім'я? Оскільки вони мають спільне ім'я, вам потрібен спосіб окремо ідентифікувати кожне ім'я.

Отже, кожна таблиця має містити стовпець (або набір стовпців), який однозначно ідентифікує кожен рядок. Це називається первинним ключем і часто є унікальним номером, наприклад ідентифікаційним номером працівника або серійним номером. Програма Access використовує первинні ключі, щоб швидко зв'язувати дані з кількох таблиць і об'єднувати їх.

Іноді первинний ключ складається з двох або більше полів. Наприклад, у таблиці "Відомості про замовлення", де зберігаються позиції для замовлень, первинний ключ може містити два стовпці: "Ідентифікатор замовлення" та "Ідентифікатор товару". Якщо первинний ключ використовує кілька стовпців, він також називається складеним ключем.

Якщо у вас уже є унікальний ідентифікатор інформації в таблиці, наприклад номери продуктів, які однозначно ідентифікують кожен товар у каталозі, використовуйте його, але лише якщо значення відповідають цим правилам первинних ключів:

• Ідентифікатор завжди буде різним для кожного запису. Повторювані значення не дозволені в первинному ключі.

• Для елемента завжди є значення. Кожен запис у таблиці має містити первинний ключ. Якщо для створення ключа (наприклад, "Родина" та "Номер частини" використовується кілька стовпців, обидва значення мають бути завжди присутні.

• Первинний ключ – це значення, яке не змінюється. Оскільки на ключі посилаються інші таблиці, будь-яка зміна первинного ключа в одній таблиці означає зміну всюди, де на нього посилаються. Часті зміни підвищують ризик виникнення помилок.

Якщо у вас немає явного ідентифікатора, як первинний ключ використовуйте довільне унікальне число. Наприклад, ви можете призначити кожному замовленню унікальний номер замовлення з єдиною метою визначення замовлення.