ทำความรู้จักกับวัตถุฐานข้อมูล

ตาราง

Access จะจัดระเบียบข้อมูลของคุณลงในตาราง: รายการแถวและคอลัมน์ทําให้นึกถึงแผ่นหรือสเปรดชีตของนักบัญชี แต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้น ฐานข้อมูลส่วนใหญ่จึงมีมากกว่าหนึ่งตาราง

แต่ละแถวในตารางเรียกว่าระเบียน และแต่ละคอลัมน์เรียกว่าเขตข้อมูล เรกคอร์ดมีข้อมูลเฉพาะทั้งหมดสําหรับเอนทิตีเฉพาะ เช่น ลูกค้าหรือใบสั่ง เขตข้อมูลเป็นรายการเดียวของข้อมูลเกี่ยวกับเอนทิตีนั้น ในตารางผลิตภัณฑ์ แถวแต่ละแถวหรือระเบียนแต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หนึ่งผลิตภัณฑ์ แต่ละคอลัมน์หรือเขตข้อมูลจะมีข้อมูลบางชนิดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นั้น เช่น ชื่อหรือราคา ถ้าคุณไม่คุ้นเคยกับข้อมูลเหล่านี้ ให้เรียนรู้พื้นฐานของฐานข้อมูล

คิวรี

ในฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างดี ข้อมูลที่คุณต้องการนําเสนอผ่านฟอร์มหรือรายงานมักจะอยู่ในหลายตาราง คุณใช้คิวรีเพื่อดึงข้อมูลนั้นจากตารางต่างๆ และเพื่อรวมข้อมูลสําหรับการแสดงในแบบฟอร์มหรือรายงาน

คิวรีอาจเป็นการร้องขอผลลัพธ์ข้อมูลจากฐานข้อมูลของคุณ หรือสามารถใช้เพื่อดําเนินการกระทํากับข้อมูลนั้น หรืออาจเป็นทั้งสองอย่าง ใช้คิวรีเพื่อรับคําตอบของคําถามง่ายๆ ทําการคํานวณโดยใช้ข้อมูล รวมข้อมูลจากตารางต่างๆ และเพิ่ม เปลี่ยนแปลง หรือลบข้อมูลจากฐานข้อมูล

มีคิวรีอยู่หลายชนิด แต่ชนิดพื้นฐานสองชนิดคือ

ฟอร์ม

Forms จะเหมือนกับกรณีการแสดงผลในร้านค้า ซึ่งทําให้ง่ายต่อการดูหรือเข้าถึงรายการฐานข้อมูลที่คุณต้องการ เช่นเดียวกับฟอร์มกระดาษ ฟอร์ม Access คือวัตถุที่คุณหรือผู้ใช้อื่นสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือแสดงข้อมูลที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อปของคุณได้ การออกแบบฟอร์มของคุณโดยคํานึงถึงการใช้งานเป็นสิ่งสําคัญ ตัวอย่างเช่น หากมีไว้สําหรับผู้ใช้หลายราย ฟอร์มที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้การป้อนข้อมูลมีความถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

รายงาน

รายงานมีวิธีดู จัดรูปแบบ และสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูล Access ของคุณ ตัวอย่างเช่น สร้างรายงานอย่างง่ายของหมายเลขโทรศัพท์สําหรับที่ติดต่อทั้งหมดของคุณ หรือรายงานสรุปเกี่ยวกับยอดขายรวมในภูมิภาคและช่วงเวลาต่างๆ

รายงานมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการนําเสนอข้อมูลในฐานข้อมูลของคุณเพื่อ:

• แสดงหรือแจกแจงข้อมูลโดยสรุป

• เก็บ Snapshot ของข้อมูล

• ให้รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละระเบียน

• สร้างป้ายชื่อ

แมโคร

แมโครเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถทํางานโดยอัตโนมัติ และเพิ่มฟังก์ชันการทํางานให้กับฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุมของคุณ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มปุ่มคําสั่งลงในฟอร์มและเชื่อมโยงเหตุการณ์ OnClick ของปุ่มกับแมโคร ปุ่มจะดําเนินการคําสั่งทุกครั้งที่คลิกปุ่ม

Access มีสภาพแวดล้อมการออกแบบเพื่อช่วยให้คุณสร้างแมโคร โดยพื้นฐานแล้วคุณใช้ภาษาการเขียนโปรแกรมที่เรียบง่ายเพื่อสร้างรายการการดําเนินการที่จะดําเนินการ การดําเนินการบางอย่างจําเป็นต้องใช้ข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ฟิลด์ที่จะแสดงการกรอกข้อมูล สภาพแวดล้อมการออกแบบทําให้การสร้างแมโครง่ายขึ้น เมื่อคุณเลือกจากรายการของการดําเนินการและกรอกข้อมูล

แมโครถูกใช้เพื่อทําให้ชุดของแอคชันเป็นอัตโนมัติ ทําการเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล และอื่นๆ แมโครมีชุดย่อยของคําสั่งที่พร้อมใช้งานใน Visual Basic for Applications (VBA) ผ่านทางมุมมองออกแบบ คนส่วนใหญ่พบว่าการสร้างแมโครเพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทํางานลงในฟอร์ม รายงาน และตัวควบคุมนั้นง่ายกว่าการเขียนโค้ด VBA แต่คุณสามารถแปลงแมโครเป็น VBA จากภายในมุมมองออกแบบได้เสมอ

สมมติว่าคุณต้องการเปิดรายงานโดยตรงจากหนึ่งในฟอร์มการป้อนข้อมูลของคุณ เพิ่มปุ่มลงในฟอร์มของคุณ แล้วสร้างแมโครที่เปิดรายงาน แมโครสามารถเป็นแมโครแบบสแตนด์อโลน (วัตถุที่แยกต่างหากในฐานข้อมูล) ซึ่งถูกผูกไว้กับเหตุการณ์ OnClick ของปุ่ม หรือสามารถฝังแมโครลงในเหตุการณ์ OnClick ของปุ่มได้โดยตรง เมื่อคุณคลิกปุ่ม แมโครจะเรียกใช้และเปิดรายงาน

มอดูล

มอดูลคือโค้ด VBA ที่คุณเขียนเพื่อทําให้งานในแอปพลิเคชันของคุณเป็นอัตโนมัติ และเพื่อทํางานระดับสูงกว่า คุณเขียนโมดูลในภาษาการเขียนโปรแกรม VBA โมดูลคือชุดของการประกาศ คําสั่ง และกระบวนงานที่จัดเก็บไว้ด้วยกันเป็นหน่วย