Introducere în bazele de date

Pentru a vă păstra proiectarea focalizată, rezumați scopul bazei de date și consultați rezumatul des. Dacă doriți o bază de date mică pentru o firmă la domiciliu, de exemplu, puteți scrie ceva simplu, cum ar fi "Baza de date de clienți păstrează o listă de informații despre clienți în scopul de a produce corespondență și rapoarte". Pentru o bază de date de întreprindere, este posibil să aveți nevoie de mai multe paragrafe pentru a descrie când și cum vor utiliza persoanele cu roluri diferite baza de date și datele sale. Create o declarație de misiune specifică și detaliată pentru a face referire la întregul proces de proiectare.

Începeți cu informațiile și metodele de urmărire existente. De exemplu, poate că în prezent înregistrați comenzile de achiziție într-un registru sau păstrați informațiile clientului pe formulare pe hârtie. Utilizați acele surse pentru a lista informațiile pe care le capturați în prezent (de exemplu, toate casetele din formulare). Acolo unde momentan nu capturați informații importante, gândiți-vă ce informații discrete aveți nevoie. Fiecare tip de date individual devine un câmp în baza de date.

Nu vă faceți griji în legătură cu perfecția primei liste- o puteți ajusta în timp. Dar nu ia în considerare toate persoanele care utilizează aceste informații, și să ceară ideile lor.

În continuare, gândiți-vă ce doriți să iasă din baza de date și tipurile de rapoarte sau de corespondență pe care doriți să le produceți. Apoi, asigurați-vă că capturați informațiile necesare pentru a îndeplini aceste obiective. De exemplu, dacă doriți un raport care să arate vânzările după regiune, trebuie să capturați datele despre vânzări la nivel regional. Încercați să schițați raportul cu informațiile reale, așa cum doriți să-l vedeți. Apoi listați datele de care aveți nevoie pentru a crea raportul. Faceți același lucru pentru corespondență sau alte ieșiri pe care le doriți din baza de date.

Exemplu

Să presupunem că le oferiți clienților posibilitatea de a opta pentru actualizări periodice de e-mail (sau de a renunța la) și doriți să imprimați o listă a celor care au optat pentru aceasta. Aveți nevoie de o coloană Trimitere e-mail în tabelul Clienți, cu valorile permise de Da și Nu.

Pentru cei care doresc să primească e-mailuri, aveți nevoie de o adresă de e-mail, care necesită, de asemenea, un câmp. Dacă doriți să includeți o formulă de salut corectă (cum ar fi d-l, d-nă sau d-na), includeți un câmp Formulă de salut. Dacă doriți să vă adresați clienților după prenumele lor în mesajele de e-mail, adăugați un câmp Prenume.

După ce aveți lista de informații necesare, determinați entitățile (sau subiectele) importante de care aveți nevoie pentru a vă organiza datele. Evitați dublarea datelor între entități. De exemplu, lista preliminară pentru o bază de date de vânzări de produse poate arăta astfel:

Entitățile majore sunt: clienții, furnizorii, produsele și comenzile. Așadar, începeți cu aceste patru tabele: unul pentru informații despre clienți, unul pentru informații despre furnizori și așa mai departe. Poate că nu este designul final, dar este un bun punct de plecare.

Pentru a înțelege de ce mai multe tabele sunt mai bune decât mai puține, luați în considerare tabelul afișat aici:

Fiecare rând conține informații atât despre produs, cât și despre furnizorul său. Deoarece este posibil să aveți mai multe produse de la același furnizor, informațiile despre numele și adresa furnizorului trebuie repetate de mai multe ori. Acest lucru consumă spațiu pe disc. În schimb, înregistrați informațiile despre furnizor o singură dată într-un tabel separat pentru Furnizori, apoi legați tabelul respectiv la tabelul Produse.

O a doua problemă cu acest design este evidentă atunci când trebuie să modificați informațiile despre furnizor. Să presupunem că trebuie să modificați adresa unui furnizor. Întrucât apare în mai multe locuri, ați putea să modificați din greșeală adresa într-un loc și să uitați să o modificați și în celelalte. Înregistrarea adresei furnizorului într-un singur loc rezolvă problema respectivă.

În sfârșit, să presupunem că există un singur produs furnizat de Coho Winery și doriți să ștergeți produsul, dar să păstrați informațiile despre numele și adresa furnizorului. Cu acest design, cum ați șterge înregistrarea produsului fără a pierde și informațiile despre furnizor? Nu puteți. Deoarece fiecare înregistrare conține informații despre un produs, pe lângă informații despre un furnizor, este imposibil să ștergeți unul fără a-l șterge pe celălalt. Pentru a păstra aceste informații separate, scindați acest tabel în două: primul pentru informații despre produs și al doilea pentru informații despre furnizor. Apoi, atunci când ștergeți o înregistrare de produs, ștergeți doar informațiile despre produs, nu și informațiile despre furnizor.

După ce ați ales subiectul pentru un tabel de bază de date, coloanele din acel tabel ar trebui să stocheze doar informații despre acel subiect unic. De exemplu, un tabel de produse ar trebui să stocheze informații doar despre produse, nu și despre furnizorii lor.

Pentru a decide ce informații să urmăriți în tabel, utilizați lista pe care ați creat-o anterior. De exemplu, tabelul Clienți poate include: Prenume, Nume, Adresă, Trimitere e-mail, Salut și Adresă de e-mail. Fiecare înregistrare (client) din tabel conține același set de coloane, astfel încât stocați exact aceleași informații pentru fiecare client.

Create prima listă, apoi revizuiți-o și rafinați-o. Nu uitați să împărțiți informațiile în cele mai mici câmpuri posibile. De exemplu, dacă lista inițială are Adresă ca câmp, împărțiți-o în Adresă poștală, Localitate, Județ și Cod poștal sau, dacă clienții dvs. sunt globali, în și mai multe câmpuri. Astfel, de exemplu, puteți efectua corespondența în formatul corespunzător sau puteți raporta comenzile după județ.

După ce ați rafinat coloanele de date din fiecare tabel, sunteți gata să alegeți cheia primară a fiecărui tabel.

Aveți nevoie de o modalitate de a identifica în mod unic fiecare rând din fiecare tabel. Vă amintiți exemplul anterior în care doi clienți au același nume? Deoarece au un nume comun, aveți nevoie de o modalitate de a identifica separat fiecare nume.

Așadar, fiecare tabel ar trebui să includă o coloană (sau un set de coloane) care identifică în mod unic fiecare rând. Aceasta se numește cheie primară și este adesea un număr unic, cum ar fi un număr ID de angajat sau un număr de serie. Access utilizează chei primare pentru a asocia rapid date din mai multe tabele și a reuni datele pentru dvs.

Uneori, cheia primară constă din două sau mai multe câmpuri. De exemplu, un tabel Detalii comandă care stochează elemente de linie pentru comenzi poate utiliza două coloane în cheia sa primară: ID comandă și ID produs. Atunci când o cheie primară utilizează mai multe coloane, ea se mai numește cheie compusă.

Dacă aveți deja un identificator unic pentru informațiile dintr-un tabel, cum ar fi numerele de produs care identifică în mod unic fiecare produs din catalog, utilizați-l, dar numai dacă valorile respectă aceste reguli pentru cheile primare:

• Identificatorul va fi întotdeauna diferit pentru fiecare înregistrare. Valorile dublate nu sunt permise într-o cheie primară.

• Există întotdeauna o valoare pentru element. Fiecare înregistrare din tabel trebuie să aibă o cheie primară. Dacă utilizați mai multe coloane pentru a crea cheia (cum ar fi Familie parte și Număr parte), ambele valori trebuie să fie întotdeauna prezente.

• Cheia primară este o valoare care nu se modifică. Deoarece cheile sunt menționate de alte tabele, orice modificare la o cheie primară dintr-un tabel înseamnă o modificare la aceasta oriunde se face referire la ea. Modificările frecvente cresc riscul de erori.

Dacă nu aveți un identificator evident, utilizați un număr arbitrar, unic, drept cheie primară. De exemplu, puteți atribui fiecărei comenzi un număr de comandă unic pentru unicul scop de a identifica comanda.