Mulai menggunakan database

Agar desain tetap fokus, ringkas tujuan database dan sering merujuk ke ringkasan. Jika Anda menginginkan database kecil untuk bisnis berbasis rumahan, misalnya, Anda mungkin menulis sesuatu yang sederhana, seperti, "Database pelanggan menyimpan daftar informasi pelanggan untuk tujuan memproduksi surat dan laporan." Untuk database perusahaan, Anda mungkin memerlukan beberapa paragraf untuk menjelaskan kapan dan bagaimana orang-orang dalam peran yang berbeda akan menggunakan database dan datanya. Create pernyataan misi khusus dan mendetail untuk merujuk pada seluruh proses desain.

Mulai dengan informasi yang sudah ada dan metode pelacakan. Misalnya, mungkin saat ini Anda mencatat pesanan pembelian dalam buku besar atau Menyimpan informasi pelanggan pada formulir kertas. Gunakan sumber tersebut untuk mencantumkan informasi yang saat ini Anda rekam (misalnya, semua kotak di formulir Anda). Saat ini Anda tidak menyimpan informasi penting, pikirkan informasi diskrit apa yang Anda perlukan. Setiap tipe data individual menjadi bidang dalam database Anda.

Jangan khawatir tentang membuat daftar pertama Anda sempurna—Anda dapat menyempurnakannya seiring waktu. Namun, pertimbangkan semua orang yang menggunakan informasi ini, dan mintalah ide mereka.

Berikutnya, pikirkan tentang apa yang Anda inginkan dari database dan tipe laporan atau surat yang ingin Anda hasilkan. Lalu, pastikan Anda mengambil informasi yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tersebut. Misalnya, jika menginginkan laporan yang memperlihatkan penjualan menurut kawasan, Anda perlu merekam data penjualan di tingkat regional. Cobalah untuk membuat sketsa laporan dengan informasi aktual seperti yang Anda inginkan untuk melihatnya. Lalu, cantumkan data yang Anda perlukan untuk membuat laporan. Lakukan hal yang sama untuk surat atau output lain yang Anda inginkan dari database.

Contoh

Misalkan Anda memberi pelanggan kesempatan untuk ikut serta dalam (atau tidak) pembaruan email berkala, dan Anda ingin mencetak daftar orang-orang yang telah ikut serta. Anda memerlukan kolom Kirim Email dalam tabel Pelanggan, dengan nilai Ya dan Tidak yang diperbolehkan.

Bagi mereka yang bersedia menerima email, Anda memerlukan alamat email, yang juga memerlukan bidang. Jika Anda ingin menyertakan salam yang tepat (seperti Mr., Mrs., atau Ms.), sertakan bidang Salam. Jika Anda ingin menjawab pelanggan dengan nama depan mereka dalam email, tambahkan bidang Nama Depan.

Setelah Anda memiliki daftar informasi yang diperlukan, tentukan entitas utama (atau subjek) yang Anda perlukan untuk menata data Anda. Hindari menduplikasi data di seluruh entitas. Misalnya, daftar pendahuluan untuk database penjualan produk mungkin terlihat seperti ini:

Entitas utamanya adalah: pelanggan, pemasok, produk, dan pesanan. Jadi mulailah dengan empat tabel tersebut: satu untuk fakta tentang pelanggan, satu untuk fakta tentang pemasok, dan sebagainya. Ini mungkin bukan desain akhir Anda, tetapi ini adalah titik awal yang baik.

Untuk memahami mengapa lebih banyak tabel yang lebih baik dari sedikit, pertimbangkan tabel yang diperlihatkan di sini:

Setiap baris berisi informasi tentang produk dan pemasoknya. Karena Anda mungkin memiliki banyak produk dari pemasok yang sama, nama pemasok dan informasi alamat harus diulang berkali-kali. Ini membuang ruang disk. Sebagai gantinya, rekam informasi pemasok hanya sekali dalam tabel Pemasok terpisah lalu tautkan tabel tersebut ke tabel Produk.

Masalah kedua dengan desain ini terlihat jelas ketika Anda perlu mengubah informasi tentang pemasok. Misalkan Anda perlu mengubah alamat pemasok. Karena alamat muncul di banyak tempat, Anda mungkin secara tidak sengaja mengubah alamat di satu tempat tetapi lupa untuk mengubahnya di tempat lain. Merekam alamat pemasok hanya di satu tempat yang memecahkan masalah tersebut.

Akhirnya, anggaplah hanya ada satu produk yang disediakan oleh Coho Winery, dan Anda ingin menghapus produk tetapi mempertahankan nama pemasok dan informasi alamat. Dengan desain ini, bagaimana Anda akan menghapus catatan produk tanpa juga kehilangan informasi pemasok? Anda tidak bisa. Karena setiap catatan berisi fakta tentang produk selain fakta tentang pemasok, tidak mungkin untuk menghapusnya tanpa menghapus yang lain. Untuk memisahkan fakta-fakta ini, pisahkan tabel ini menjadi dua: yang pertama untuk informasi produk dan yang kedua untuk informasi pemasok. Lalu, ketika menghapus catatan produk, Anda hanya menghapus fakta tentang produk—bukan fakta tentang pemasok.

Setelah memilih subjek untuk tabel database, kolom dalam tabel tersebut seharusnya hanya menyimpan fakta tentang subjek tunggal tersebut. Misalnya, tabel produk harus menyimpan fakta hanya tentang produk—bukan tentang pemasoknya.

Untuk memutuskan informasi apa yang dilacak dalam tabel, gunakan daftar yang Anda buat sebelumnya. Misalnya, tabel Pelanggan mungkin menyertakan: Nama Depan, Nama Belakang, Alamat, Kirim Email, Salam, dan Alamat Email. Setiap catatan (pelanggan) dalam tabel berisi kumpulan kolom yang sama, sehingga Anda menyimpan informasi yang sama persis untuk setiap pelanggan.

Create daftar pertama Anda, lalu tinjau dan persempit. Ingatlah untuk memecah informasi ke bidang terkecil yang mungkin. Misalnya, jika daftar awal Anda memiliki Alamat sebagai bidang, uraikan alamat tersebut menjadi Alamat Jalan, Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos—atau, jika pelanggan Anda bersifat global, menjadi lebih banyak bidang. Dengan demikian, misalnya, Anda bisa melakukan surat-surat dalam format atau laporan yang tepat berdasarkan pesanan menurut negara bagian.

Setelah anda telah menyempurnakan kolom data di setiap tabel, Anda siap untuk memilih setiap kunci utama tabel.

Anda memerlukan cara untuk mengidentifikasi setiap baris secara unik dalam setiap tabel. Ingat contoh sebelumnya di mana dua pelanggan memiliki nama yang sama? Karena mereka berbagi nama, Anda memerlukan cara untuk mengidentifikasi setiap nama secara terpisah.

Jadi, setiap tabel harus menyertakan kolom (atau sekumpulan kolom) yang mengidentifikasi setiap baris secara unik. Ini disebut kunci utama dan seringkali merupakan nomor unik, seperti nomor ID karyawan atau nomor seri. Access menggunakan kunci utama untuk mengaitkan data dengan cepat dari beberapa tabel dan menyatukan data untuk Anda.

Terkadang kunci utama terdiri dari dua bidang atau lebih. Misalnya, tabel Detail Pesanan yang menyimpan item baris untuk pesanan mungkin menggunakan dua kolom dalam kunci utamanya: ID Pesanan dan ID Produk. Ketika kunci utama menggunakan lebih dari satu kolom, kunci tersebut juga disebut kunci komposit.

Jika Anda sudah memiliki pengidentifikasi unik untuk informasi dalam tabel, seperti nomor produk yang secara unik mengidentifikasi setiap produk di katalog Anda, gunakan itu, tetapi hanya jika nilai memenuhi aturan ini untuk kunci utama:

• Pengidentifikasi akan selalu berbeda untuk setiap catatan. Nilai duplikat tidak diizinkan dalam kunci utama.

• Selalu ada nilai untuk item tersebut. Setiap rekaman dalam tabel Anda harus memiliki kunci utama. Jika Anda menggunakan beberapa kolom untuk membuat kunci (seperti Bagian Keluarga dan Nomor Komponen), kedua nilai harus selalu ada.

• Kunci utama adalah nilai yang tidak berubah. Karena kunci dirujuk oleh tabel lain, setiap perubahan pada kunci utama dalam satu tabel berarti perubahan di mana pun kunci tersebut dirujuk. Perubahan yang sering meningkatkan risiko kesalahan.

Jika Anda tidak memiliki pengidentifikasi yang jelas, gunakan angka unik yang semena-mena sebagai kunci utama. Misalnya, Anda dapat menetapkan setiap pesanan nomor pesanan unik untuk satu-satunya tujuan mengidentifikasi pesanan.