Microsoft 365 peut vous aider à gérer et à partager votre planning de travail. Les nouvelles fonctionnalités vous permettent de spécifier plus de détails sur votre horaire de travail : à partir de l’endroit où vous travaillez (à distance ou au bureau) et si vous travaillez à des heures différentes sur des jours différents. En outre, vous pouvez planifier des réunions avec d’autres personnes en fonction de leur lieu de travail, afficher le lieu de travail sur le profil des personnes carte et voir votre absence du bureau reflétée dans votre emplacement.
Remarque : L’emplacement de travail n’est pas utilisé pour suivre les employés. Les données sur les lieux de travail des individus sont agrégées et rendues anonymes pour comprendre les tendances de la profession au bureau.
Contenu de cet article :
Définir les heures de travail et l’emplacement
Afficher et mettre à jour votre emplacement de travail
Afficher l’emplacement d’autres personnes
Afficher les suggestions pour optimiser votre journée
Vous pouvez afficher les heures de travail et l’emplacement pour vous-même et d’autres personnes dans Outlook classique, mais vous devez les configurer avec un compte professionnel ou scolaire à l’aide du nouvel Outlook ou Outlook sur le web en suivant les étapes ci-dessous. Vous ne savez pas quelle version vous utilisez ? Voir Quelle version d’Outlook ai-je ?
Remarque : La définition des heures de travail est disponible uniquement pour les personnes qui utilisent un compte professionnel ou scolaire dans Outlook avec un abonnement Microsoft 365 éligible.
Définir vos heures de travail et votre emplacement
Configurez votre emplacement de travail récurrent à partir de Paramètres ou modifiez un jour à l’aide de la Calendrier Outlook.
Définir les heures de travail et l’emplacement à partir des paramètres
Lorsque vous configurez cette option, les autres utilisateurs voient les jours pendant lesquels vous travaillez à distance et les jours où vous êtes au bureau. Vous avez également la possibilité de partager votre emplacement de travail exact avec d’autres personnes, par exemple, si votre organization a plusieurs bâtiments, vous pouvez spécifier exactement le bâtiment dans lequel vous allez vous trouver.
Définissez votre plan de travail périodique dans Paramètres. Vous avez également la possibilité de partager l’emplacement de votre bâtiment avec d’autres personnes.
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Sélectionnez Paramètres > Calendrier > Heures de travail et emplacement.
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Cochez les cases pour les jours que vous souhaitez définir.
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Utilisez les listes déroulantes pour sélectionner vos heures de travail et votre emplacement chaque jour.
Partagez le bâtiment à partir duquel vous travaillez et où vous serez assis.
Cochez la case Partager les détails de l’emplacement du bureau .
Décochez la case Partager les détails de l’emplacement du bureau si vous ne souhaitez pas partager des détails d’emplacement spécifiques.
Toute personne qui consulte votre carte ne vous verra que comme étant au bureau ou à distance.
Si vous ne souhaitez pas partager de détails sur l’endroit où vous allez travailler, procédez comme suit :
Décochez votre emplacement précédent pour voir Aucun emplacement, puis décochez Partager les détails de l’emplacement du bureau.
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Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Cette nouvelle expérience de configuration est actuellement disponible uniquement dans outlook pour Windows et Outlook sur le web, mais la configuration des heures de travail et de l’emplacement sera disponible dans Teams, Outlook pour Mac et Outlook pour iOS et Android à une date ultérieure.
Mettre à jour les heures de travail à partir du calendrier
Lorsque vous avez besoin de modifier votre plan de travail périodique sur un jour particulier ou quelques jours de la semaine, par exemple, vous avez prévu de travailler à distance, mais que vous décidez d’aller au bureau pour des réunions en personne, utilisez le Calendrier Outlook pour effectuer les mises à jour.
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Dans le volet de navigation, sélectionnez Calendrier
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Sélectionnez Plan de travail
Remarque : L’icône Plan de travail peut être différente selon que vous avez précédemment configuré ce jour-là comme étant à distance ou au bureau.
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Apportez les modifications souhaitées.
Si vous envisagez d’aller au bureau et que votre organization a plusieurs bâtiments, dans la liste déroulante, sélectionnez le bâtiment à partir duquel vous prévoyez de travailler.Remarque : La sélection de bâtiments n’est disponible que si votre organization configuré un répertoire de bâtiments à sélectionner.
Si vous envisagez plutôt de travailler à distance, sélectionnez les jours où vous êtes à distance, puis cochez la case Je travaille à distance.
Cliquez sur Définir. Une fois votre plan défini, une icône d’emplacement s’affiche sur vos jours calendaires pour indiquer d’où vous travaillez.
Remarque : L’expérience d’installation de l’Calendrier Outlook est actuellement disponible uniquement dans la nouvelle version d’Outlook pour Windows et Outlook sur le web. La configuration des heures de travail et de l’emplacement dans Teams, Outlook Mobile et Outlook pour Mac est à venir.
Afficher et mettre à jour votre emplacement de travail
Lorsque votre planification change, mettez à jour votre emplacement professionnel à partir d’Outlook ou de Teams.
Remarque : L’option de changement d’emplacement par jour est actuellement disponible uniquement dans Outlook sur le web et Teams Desktop, mais sera finalement disponible dans outlook classique pour Windows, iOS, Android et Mac.
Mettre à jour votre lieu de travail ou définir votre absence du bureau à partir d’Outlook
Lorsque vous affichez votre calendrier, sélectionnez l’icône représentant votre emplacement de travail planifié et modifiez l’emplacement en fonction des besoins. L’emplacement de travail peut être effacé en désélectionnant l’emplacement.
Vous pouvez également choisir de mettre à jour votre emplacement de travail vers un bâtiment spécifique. Les bâtiments que vous définissez dans le cadre de vos heures de travail périodiques et de votre emplacement apparaissent en premier comme emplacements suggérés.
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Pour choisir un bâtiment, ouvrez le sélecteur d’emplacement.
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Sélectionnez Rechercher un emplacement. Vous pouvez également définir votre emplacement de façon à indiquer uniquement Office en le recherchant.
Remarque : La sélection d’un bâtiment spécifique n’est disponible que si votre organization configuré des bâtiments en tant qu’option d’emplacement.
Définir votre emplacement d’absence du bureau
Vous pouvez définir votre emplacement d’absence du bureau en sélectionnant cette option dans la fenêtre Plan de travail.
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Sélectionnez Plan de travail
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Sélectionnez Absence du bureau dans la liste déroulante.
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Tapez un titre et définissez la date et l’heure de votre absence du bureau.
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Cliquez sur Enregistrer. Un rendez-vous d’absence du bureau est ajouté à votre calendrier et votre status de présence Teams est également mis à jour.
Conseil : Vous pouvez également créer un rendez-vous de calendrier à partir de n’importe quel appareil et définir l’option Disponibilité sur Absence du bureau. Votre emplacement est défini sur Absence du bureau pendant cette période.
Mettre à jour votre emplacement de travail à partir de Teams
Sélectionnez l’icône de cercle avec votre image de profil et modifiez l’emplacement de travail. Le nouvel emplacement sera appliqué à vos heures de travail pour le reste de la journée et répercuté dans Outlook et Teams. Vous pouvez également exprimer spécifiquement l’emplacement du bâtiment à partir duquel vous travaillez un jour donné.
Afficher l’emplacement d’autres personnes
Il est important de savoir d’où travaillent les autres pour la planification et la collaboration. Vous pouvez afficher les emplacements d’autres personnes à partir de votre propre emplacement professionnel carte, lors de la planification à partir d’Outlook ou lors de l’affichage du profil d’une autre personne carte.
Afficher à partir de votre lieu de travail quotidien carte
À partir de votre emplacement quotidien carte, vous serez en mesure de voir les autres personnes avec qui vous travaillez se rendent au bureau ce jour-là. Si vous avez un ensemble de bâtiments spécifique, la liste est filtrée pour d’autres personnes qui ont également défini leur emplacement sur le même emplacement pour ce jour-là.
Afficher lors de la planification d’une réunion dans Outlook
Si d’autres personnes ont configuré leurs heures de travail et leur emplacement, leur emplacement de travail s’affiche dans l’Assistant Planification, comme indiqué ci-dessous.
Afficher le profil d’une autre personne carte
Si vous souhaitez rechercher rapidement d’où une personne travaille, vous pouvez afficher son emplacement dans son profil carte en regard de sa disponibilité.
Afficher les suggestions pour optimiser votre journée
L’optimisation de votre planification de lieu de travail est importante pour optimiser la collaboration et la connexion sur vos jours en personne.
Vous pouvez identifier les jours qui ont des suggestions en ajoutant un point rouge sur l’icône Emplacement du plan de travail .
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Sélectionnez l’emplacement du plan de travail suggéré
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Sur l’emplacement quotidien carte, affichez l’action suggérée. Il peut s’agir des suggestions suivantes :
Mettre à jour votre plan de travail pour un événement en personne
Réserver des salles pour les réunions les jours de bureau
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Sélectionnez l’action en fonction de la suggestion ou fermez le carte.
Remarque : L’expérience de suggestions est actuellement en cours d’adhésion. Pour plus d’informations, accédez à Microsoft Places.
Heures de travail héritées
Cette nouvelle expérience remplace l’expérience héritée des heures de travail, mais les heures de travail héritées continueront d’être prises en charge. Étant donné que l’expérience héritée ne prend en charge qu’une seule heure de début et une seule heure de fin pour l’ensemble de la semaine de travail, les heures de travail héritées se rapprochent des heures de travail et de l’emplacement modernes.
Par exemple, un utilisateur configure l’horaire suivant en utilisant les nouvelles heures de travail et le nouvel emplacement : lundi, mardi, jeudi : 8h00 - 17h00 & mercredis, vendredis : 10h00 - 19h00. Les heures de leurs heures de travail héritées seront configurées selon la meilleure approximation (de 8h00 à 19h00), c’est-à-dire l’heure de début minimale et l’heure de fin maximale des heures de travail modernes.
Jusqu’à ce qu’un utilisateur configure des heures de travail modernes, les modifications apportées aux heures de travail héritées mettent également à jour les heures de travail modernes. Toutefois, une fois qu’un utilisateur a configuré (ou mis à jour) ses heures de travail modernes, les modifications futures apportées aux heures de travail héritées ne se propageront pas et ne remplaceront pas les heures de travail modernes.
L’exception à cette règle est le fuseau horaire des heures de travail. Chaque fois que le fuseau horaire hérité des heures de travail change, il met à jour le fuseau horaire pour les heures de travail modernes. Cela garantit que d’autres utilisateurs peuvent afficher une disponibilité précise si une personne sur un client hérité se déplace entre les fuseaux horaires.
