Първи стъпки в заявките

Опитайте!

Използвайте заявки, за да отговаряте на бизнес или други въпроси въз основа на данни и бързо и лесно да правите групови актуализации или да изтривате информация от базата данни.

Какво представляват заявките?

В Access заявките са като въпроси, които задавате, за да намерите свързана, дори много конкретна информация във вашата база данни.

В заявките понякога използвате данни само от една таблица и друг път от повече от една таблица. Може например да искате просто да намерите телефонния номер на даден контакт, който изисква проста заявка с поле за телефонен номер за конкретно лице в таблицата с контакти. Или можете да комбинирате данни от повече от една таблица, като например информация за клиенти и информация за поръчки, за да видите какво е поръчал клиентът.

В Access заявката е обект на база данни. То не съхранява данни. Вместо това той показва данните, които се съхраняват в таблици, и прави тези данни достъпни за работа с вас. Заявката може да показва данни от една или повече таблици, от други заявки или комбинация от двете. Например:

• Преглед на данни със заявка за избиране. Намерете и прегледайте информация от една или повече таблици, като зададете критерии, на които трябва да отговарят данните, и зададете кои стойности да се показват. Например можете да поискате да видите всички продукти, създадени от tailspin Toys.

• Въведете критерии и търсете в движение. Създаване на съдържание повторно използваеми заявки, които винаги ви питат за критерии за търсене. Например можете да създадете заявка, която иска от потребителя името на доставчика да търси и след това да покаже всички продукти, получени от този доставчик.

• Актуализиране или добавяне на данни въз основа на заявка. Заявка за данни и използване на резултатите за автоматично въвеждане или актуализиране на информацията. Например ако опашките играчки са добавили "TT" в началото на имената на всички нейни продукти, потърсете всички продукти на фирмата и след това актуализирайте имената на продуктите, така че всеки запис да започва с "TT" – всичко това чрез заявка за актуализиране.

• Изтриване на данни въз основа на заявка. Намерете информация или записи и след това ги изтрийте. Например, ако опашките на играчките излизат от бизнеса и продуктите на фирмата вече не се предлагат за продажба, намерете всичките им продукти и ги изтрийте автоматично от съответните таблици.

Използвайте съветника за заявки, за да създадете заявка за избиране, която показва информация в изглед на лист с данни.

Създаване на заявка

1. Изберете съветника за Създаване на съдържание> заявки.

2. Изберете Съветник за прости заявки, след което изберете OK.

3. Изберете таблицата или заявката, съдържаща полето, и след това добавете полето към списъка Избрани полета . Когато сте готови, изберете Напред.

   Добавете колкото полета искате от толкова таблици, колкото желаете.

   Ако сте добавили числово поле

   Ако сте добавили числови полета, съветникът ви пита дали искате заявката да върне подробни данни, или обобщени данни. Направете едно от следните неща:

   • Ако искате да видите отделни записи, изберете По-подробно и след това Напред. Преминете към стъпка 4.

   • Ако искате да видите обобщени числови данни, като например средни стойности, изберете Резюме и след това изберете Опции за резюме. Задайте кои полета искате да обобщите и как искате да обобщите данните. Само числовите полета се показват в списъка. За всяко числово поле изберете функция:

     • Сума   Заявката връща сумата от всички стойности на полето.

     • Средно    Заявката връща средната стойност от стойностите на полето.

     • Минимум    Заявката връща най-малката стойност на полето.

     • Максимум   Заявката връща най-голямата стойност на полето.

   • Ако искате резултатите от заявката да включват броя на записите в източник на данни, изберете Брой записи в името на таблицата за тази таблица.

     Ако сте добавили поле за дата/час

     Съветникът за заявки ви пита как искате да групирате стойностите за дата. Да предположим например, че сте добавили числово поле, например цена и поле за дата/час, като например час на транзакция, към заявката и след това сте задали в диалоговия прозорец Опции за резюме , че искате да видите средната стойност на полето за цена. Тъй като сте включили поле за дата/час, можете да изчислите обобщени стойности за всяка уникална стойност за дата и час за всеки ден, месец, тримесечие или година.

     Изберете периода от време, който искате да използвате, за да групирате стойностите за дата и час, и след това изберете Напред.

     Забележка: В изглед за проектиране имате повече опции за групиране на стойности за дата и час.

4. Дайте заглавие на заявката.

5. Задайте дали искате да отворите заявката (в изглед на лист с данни), или да модифицирате заявката (в изглед за проектиране). След това изберете Готово.

Искате още информация?

Създаване и изпълняване на заявка за актуализиране

Обучение за Excel

Обучение за Outlook