本文提供資料庫的簡要概觀,包括什麼是資料庫、為何要使用資料庫,以及資料庫的不同部分有何功能。 雖然術語是專門針對 Microsoft Access 資料庫而說明,不過主要概念可適用於所有的資料庫產品。
本文內容
什麼是資料庫?
資料庫是收集和組織資訊的工具。 資料庫可以儲存人員、產品、訂單或其他項目的資訊。 許多資料庫會以字處理程式或電子表格中的清單的形式開始。 隨著清單變大,冗餘專案和不一致性會開始顯示在數據中。 數據在清單窗體中變得難以理解,而且搜尋或擷取數據子集以供檢閱的方式有限。 當這些問題開始出現時,最好將數據傳輸到由資料庫管理系統建立的資料庫, (DBMS) ,例如 Access。
計算機化資料庫是物件的容器。 一個資料庫可以包含多個數據表。 例如,使用三個數據表的庫存追蹤系統不是三個資料庫,而是一個包含三個數據表的資料庫。 除非其特別設計為使用來自其他來源的數據或程式代碼,否則 Access 資料庫會將其數據表儲存在單一檔案中,以及其他物件,例如表單、報表、宏和模組。 以 Access 2007-2016 格式建立的資料庫 (也由 Microsoft 365 Access、Access 2021 和 Access 2019) 使用,而以舊版 Access 格式建立的資料庫則具有擴展名.mdb。
使用 Access,您可以:
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新增資料至資料庫,例如存貨中的新項目
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編輯資料庫中的現有資料,例如變更某個項目的現在位置
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刪除資訊,例如在某個項目已售出或捨棄時
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以不同方式組織及檢視資料
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透過報表、電子郵件訊息、內部網路或網際網路與他人共用資料
Access 資料庫的各個部分
以下各節將簡短介紹典型 Access 資料庫的各個部分。
資料表
若要充分發揮資料庫的彈性,必須將數據整理成數據表,以免發生備援。 例如,如果您要儲存員工的相關信息,每個員工只需在設定為保留員工數據的數據表中輸入一次即可。 產品相關數據會儲存在自己的數據表中,而分公司的相關數據則會儲存在另一個數據表中。 此程序稱為 「正規化」。
資料表中的每一列稱為記錄。 記錄是儲存個別資訊的地方。 每筆記錄包含一個或多個欄位。 欄位會對應到資料表中的資料行。 例如,您可能會有名為「員工」的資料表,其中每筆記錄 (資料列) 包含不同員工的相關資訊,且每個欄位 (資料行) 包含不同類型的資訊,例如,名字、姓氏、地址等等。 欄位必須指定為特定的資料類型,如文字、日期或時間、數字,或是其他類型。
描述記錄和欄位的另一個方法是可視化文檔庫的舊式卡片目錄。 櫃中的每張卡片都會對應到資料庫中的 一筆記錄 。 個別卡片上的每個資訊 (作者、職稱等) 對應到資料庫中的 欄位 。
如需資料表的詳細資訊,請參閱資料表簡介一文。
表單
您能設定命令按鈕,以決定要顯示在表單上的資料、開啟其他表單或報表,或執行各種其他工作。 例如,您可能會有名為「客戶表單」的表單,可以在其中使用客戶資料。 客戶表單中可包含一個按鈕,按下該按鈕會開啟訂購表單,讓您輸入該客戶的新訂單。
表單也允許您控制其他使用者與資料庫中資料的互動方式。 例如,您可以建立只顯示特定欄位的表單,並且只允許執行特定作業。 這有助於保護資料並確保正確輸入資料。
如需表單的詳細資訊,請參閱表單簡介一文。
報表
您可以隨時執行報表,且報表一律會反映資料庫中的目前資料。 報表通常會格式化為可供列印,不過也可以在螢幕上檢視、匯出至其他程式,或是以電子郵件訊息附件的形式傳送。
如需報表的詳細資訊,請參閱 Access 中的報表簡介一文。
查詢
某些查詢是「可更新的」,也就是可以透過查詢資料工作表編輯基準資料表中的資料。 如果使用可更新的查詢,請記得實際上是對資料表執行變更,而不只是變更查詢資料工作表而已。
查詢有兩種基本類型:選取查詢與巨集指令查詢。 選取查詢只會擷取資料並使資料可供使用。 您可以在螢幕上檢視查詢結果、將結果列印出來,或是複製到剪貼簿中。 或者,也可以使用查詢的輸出做為表單或報表的記錄來源。
一如其名,巨集指令查詢會使用資料執行工作。 巨集指令查詢可用於建立新資料表、新增資料至現有資料表、更新資料或刪除資料。
如需查詢的詳細資訊,請參閱查詢簡介一文。
巨集
如需巨集的詳細資訊,請參閱 Access 程式設計簡介一文。
模組
如需模組的詳細資訊,請參閱 Access 程式設計簡介一文。