Các tác vụ cơ bản trong Excel

Các tài liệu Excel được gọi là sổ làm việc. Mỗi sổ làm việc có các trang tính, thường được gọi là bảng tính. Bạn có thể thêm bao nhiêu trang tính tùy thích vào sổ làm việc hoặc có thể tạo sổ làm việc mới để tách biệt dữ liệu của mình.

1. Bấm Tệp, sau đó bấm Mới.

2. Trong phần Mới, hãy bấm Sổ làm việc trống.

   

1. Hãy bấm vào ô trống.

   Ví dụ như ô A1 trên trang tính mới. Các ô được tham chiếu theo vị trí của ô trong hàng và cột trên trang tính, như vậy ô A1 nằm ở hàng đầu tiên của cột A.

2. Nhập chữ hoặc số vào ô.

3. Nhấn Enter hoặc Tab để chuyển sang ô tiếp theo.

1. Chọn ô hoặc dải ô bạn muốn thêm viền.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, bấm vào mũi tên bên cạnh Viền, rồi bấm vào kiểu viền bạn muốn.

   

Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Áp dụng hoặc loại bỏ viền ô trên trang tính .

1. Chọn ô hoặc dải ô bạn muốn áp dụng tô bóng ô.

2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Phông chữ, chọn mũi tên bên cạnh Tô Màu , rồi bên dưới Màu Chủ đề hoặc Màu Tiêu chuẩn, chọn màu bạn muốn.

Để biết thêm thông tin về cách áp dụng định dạng cho trang tính, hãy xem mục Định dạng trang tính.

Khi bạn đã nhập số vào trang tính, bạn có thể muốn cộng tổng các số đó. Cách nhanh nhất để thực hiện điều này đó là dùng Tự động tính tổng.

1. Chọn ô bên phải hoặc bên dưới các số mà bạn muốn thêm.

2. Bấm tab Nhà, sau đó bấm vào Tự động Tính tổng trong nhóm Sửa.

   

   Tự động tính tổng cộng tổng các số và hiện kết quả ở ô bạn đã chọn.

Để biết thêm thông tin, xem mục Sử dụng tính năng Tự Tính tổng để tính tổng các số

Cộng tổng các số chỉ là một trong những điều bạn có thể làm, tuy nhiên Excel cũng có thể làm các phép toán khác. Hãy thử một số công thức đơn giản để cộng, trừ, nhân hay chia các con số của bạn.

1. Chọn một ô, rồi nhập dấu bằng (=).

   Điều đó cho Excel biết rằng ô này sẽ chứa công thức.

2. Nhập tổ hợp các số và toán tử tính toán, giống như dấu cộng (+) để làm phép cộng, dấu trừ (-) để làm phép trừ, dấu hoa thị (*) để làm phép nhân hoặc dấu gạch chéo (/) để làm phép chia.

   Ví dụ: nhập =2+4, =4-2, =2*4 hoặc =4/2.

3. Nhấn Enter.

   Thao tác này sẽ chạy phép tính.

   Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Enter nếu muốn con trỏ nằm ở ô hiện hoạt.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo công thức đơn giản.

Để phân biệt giữa các loại số khác nhau, hãy thêm định dạng, giống như tiền tệ, phần trăm hay ngày tháng.

1. Chọn ô có các số bạn muốn định dạng.

2. Bấm tab Nhà rồi bấm vào mũi tên trong hộp Tổng quát.

   

3. Chọn định dạng số.

   

   Nếu bạn không nhìn thấy định dạng số mà bạn đang tìm kiếm, hãy bấm Thêm Định dạng Số. Để biết thêm thông tin, hãy xem Các định dạng số sẵn có.

Một cách đơn giản để tận dụng sức mạnh của Excel là đưa dữ liệu của bạn vào bảng. Điều này cho phép bạn nhanh chóng lọc hoặc sắp xếp dữ liệu của mình.

1. Hãy chọn dữ liệu của bạn bằng cách bấm ô đầu tiên và thả xuống ô cuối cùng trong dữ liệu của bạn.

   Để dùng bàn phím, hãy nhấn giữ Shift trong khi nhấn phím mũi tên để chọn dữ liệu.

2. Bấm nút Phân tích Nhanh ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

   

3. Bấm Bảng, di chuyển con chạy đến nút Bảng để xem trước dữ liệu của bạn, rồi bấm nút Bảng.

   

4. Bấm vào mũi trong tiêu đề bảng của cột.

5. Để lọc dữ liệu, hãy bỏ chọn hộp kiểm Chọn Tất cả rồi chọn dữ liệu bạn muốn hiện trong bảng.

   

6. Để sắp xếp dữ liệu, hãy bấm Sắp xếp từ A đến Z hoặc Sắp xếp từ Z đến A.

   

7. Bấm vào OK.

Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo hoặc xóa bảng Excel

Công cụ Phân tích Nhanh (chỉ sẵn dùng Excel 2016 và Excel 2013 ) cho phép bạn tính tổng các số nhanh chóng. Dù bạn muốn tính tổng, trung bình hay số đếm, Excel cũng sẽ hiển thị kết quả tính toán ngay bên dưới hoặc bên cạnh số liệu của bạn.

1. Hãy chọn ô chứa các số bạn muốn cộng hoặc đếm.

2. Bấm nút Phân tích Nhanh ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

3. Hãy bấm Tổng cộng, di chuyển con trỏ qua các nút để xem các kết quả tính toán cho dữ liệu của bạn rồi bấm nút đó để áp dụng tổng cộng.

   

Định dạng điều kiện hoặc biểu đồ thu nhỏ có thể nêu bật những dữ liệu quan trọng nhất hay hiển thị xu hướng dữ liệu. Hãy sử dụng công cụ Phân tích Nhanh (chỉ sẵn dùng trong Excel 2016 và Excel 2013) dành cho Xem trước Trực tiếp để thử các tính năng này.

1. Chọn dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra kỹ hơn.

2. Bấm nút Phân tích Nhanh ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

3. Tìm hiểu các tùy chọn trên các tab Định dạng và Biểu đồ thu nhỏ để xem chúng ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn như thế nào.

   

   Ví dụ: chọn thang màu trong bộ sưu tập Định dạng để phân biệt nhiệt độ cao, trung bình và thấp.

   

4. Nếu bạn thích cách trình bày dữ liệu đang xem, hãy bấm vào tùy chọn đó.

Tìm hiểu thêm về cách thức phân tích xu hướng trong dữ liệu bằng cách dùng biểu đồ thu nhỏ.

Công cụ Phân tích Nhanh (chỉ sẵn dùng trong Excel 2016 và Excel 2013) đề xuất biểu đồ phù hợp cho dữ liệu của bạn và cho bạn một bản trình bày trực quan chỉ sau vài lần bấm.

1. Hãy chọn ô chứa dữ liệu bạn muốn hiện trong biểu đồ.

2. Bấm nút Phân tích Nhanh ở góc dưới bên phải của vùng chọn.

3. Bấm tab Biểu đồ, di chuyển qua các biểu đồ được đề xuất để xem biểu đồ nào trông phù hợp nhất với dữ liệu của bạn rồi bấm biểu đồ bạn muốn.

   

   Lưu ý: Excel hiện các biểu đồ khác nhau trong bộ sưu tập này, tùy thuộc vào biểu đồ nào được đề xuất cho dữ liệu của bạn.

Tìm hiểu thêm các cách khác để tạo biểu đồ.

Để nhanh chóng sắp xếp dữ liệu của bạn

1. Chọn một phạm vi dữ liệu, chẳng hạn như A1:L5 (nhiều hàng và cột) hoặc C1:C80 (một cột duy nhất). Phạm vi này có thể chứa các tiêu đề mà bạn đã tạo để xác định các hàng hoặc cột.

2. Chọn một ô trong cột mà bạn muốn sắp xếp.

3. Bấm thực hiện sắp xếp tăng dần (từ A đến Z hoặc từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất).

4. Bấm vào thực hiện sắp xếp giảm dần (từ Z đến A hoặc từ số lớn nhất đến số nhỏ nhất).

Để sắp xếp theo tiêu chí cụ thể

1. Chọn một ô bất kỳ trong dải ô bạn muốn sắp xếp.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm Sắp xếp & Lọc, chọn Sắp xếp.

3. Hộp thoại Sắp xếp xuất hiện.

4. Trong danh sách Sắp xếp theo, hãy chọn cột đầu tiên mà bạn muốn sắp xếp.

5. Trong danh sách Sắp xếp dựa trên, chọn Giá trị, Màu ô, Màu phông hoặc Biểu tượng ô.

6. Trong danh sách Thứ tự, hãy chọn thứ tự mà bạn muốn áp dụng cho thao tác sắp xếp — tăng dần hoặc giảm dần theo bảng chữ cái hoặc số (nghĩa là từ A đến Z hay từ Z đến A đối với văn bản hoặc từ thấp đến cao hay từ cao đến thấp đối với chữ số).

   Để biết thêm thông tin về cách sắp xếp dữ liệu, hãy xem sắp xếp dữ liệu trong dải ô hoặc bảng.

1. Chọn dữ liệu bạn muốn lọc.

2. Trên tab Dữ liệu, trong nhóm tính năngSắp xếp & Lọc, bấm vào Bộ lọc.

   

3. Bấm vào mũi đề cột để hiển thị danh sách mà bạn có thể lựa chọn bộ lọc.

4. Để chọn theo giá trị, hãy bỏ chọn hộp kiểm (Chọn Tất cả) trong danh sách đó. Thao tác này sẽ loại bỏ dấu kiểm khỏi tất cả các hộp kiểm. Sau đó, chỉ chọn những giá trị bạn muốn xem, rồi bấm OK để xem kết quả.

Để biết thêm thông tin về cách lọc dữ liệu, hãy xem mục Lọc dữ liệu trong dải ô hoặc bảng.

1. Bấm nút Lưu trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hoặc nhấn Ctrl+S.

   

   Nếu trước đó bạn đã lưu tài liệu của mình thì bạn đã thực hiện xong.

2. Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu tệp này:

   1. Bên dưới Lưu Như, hãy chọn vị trí lưu sổ làm việc rồi duyệt tới thư mục.

   2. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho sổ làm việc.

   3. Bấm Lưu.

1. Bấm vào Tệp rồi bấm In hoặc nhấn Ctrl+P.

2. Xem trước các trang bằng cách bấm các mũi tên Trang Tiếp theo và Trang Trước.

   

   Cửa sổ xem trước hiển thị các trang ở dạng đen trắng hoặc có màu, tùy thuộc vào thiết lập máy in của bạn.

   Nếu bạn không thích cách thức in trang hiện tại, bạn có thể thay đổi lề trang hoặc thêm dấu ngắt trang.

3. Bấm vào In.

1. Trên tab Tệp , chọn Tùy chọn, rồi chọn thể loại Phần bổ trợ.

2. Gần cuối hộp thoại Tùy chọn Excel, hãy đảm bảo đã chọn Bổ trợ Excel trong hộp Quản lý, sau đó bấm Đến.

3. Trong hộp thoại Phần Bổ trợ, chọn hộp kiểm tương ứng với phần bổ trợ bạn muốn sử dụng, rồi bấm OK.

   Nếu Excel hiển thị thông báo cho biết Excel không thể chạy phần bổ trợ này và nhắc bạn cài đặt phần bổ trợ, hãy bấm vào Có để cài đặt các phần bổ trợ.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng phần bổ trợ, hãy xem Thêm hoặc loại bỏ phần bổ trợ.

Excel cho phép bạn áp dụng các mẫu dựng sẵn, áp dụng các mẫu tùy chỉnh của riêng bạn và tìm kiếm từ nhiều mẫu trên Office.com. Office.com cung cấp nhiều lựa chọn mẫu Excel phổ biến, bao gồm cả ngân sách.

Để biết thêm thông tin về cách tìm và áp dụng mẫu, hãy xem mục Tải xuống các mẫu tích hợp sẵn miễn phí.