Normalizar dados usando a Análise de Tabela

Quando importa dados para Access, por vezes, os dados de origem não são divididos corretamente em tabelas relacionadas. Para tirar o máximo partido do Access, os dados têm de ser normalizados – separados em tabelas diferentes, cada uma sobre uma coisa, que estão relacionadas com informações importantes. O Analisador de Tabelas pode ajudá-lo com esta tarefa crítica: no friso, clique em Ferramentas da Base de Dados e, em seguida, no grupo Analisar , clique em Analisar Tabela. Um assistente é iniciado e orienta-o ao longo do processo.

1. Tabela original

2. Tabelas criadas pelo Analisador de Tabelas

3. Consulta criada pelo Analisador de Tabelas

4. Lista de pesquisa

Se o seu Banco de dados do Microsoft Access tiver uma tabela que contém informações repetidas num ou mais campos, utilize o Analisador de Tabelas para dividir os dados em tabelas relacionadas para que possa armazenar dados de forma mais segura e eficiente. Esse processo é chamado de normalização.

O Analisador de Tabelas divide uma tabela que contém informações de repetição em tabelas separadas em que cada tipo de informação é armazenado apenas uma vez. Isto torna a base de dados mais eficiente e mais fácil de atualizar e reduz o respetivo tamanho. Depois de o assistente dividir os dados, ainda pode ver e trabalhar com os dados num único local ao fazer com que o assistente crie uma consulta.

Pode utilizar a consulta para atualizar dados de mais do que uma tabela ao mesmo tempo. A consulta também oferece outras funcionalidades de gravação de tempo para aumentar a precisão dos seus dados.

• Se alterar um campo repetido na consulta, todos os registos com esse valor são atualizados automaticamente porque, na verdade, está a atualizar apenas um campo na tabela subjacente da consulta.

• A partir das novas tabelas, a consulta herda campos de Pesquisa, que lhe permitem alterar valores de campo ao escolher valores de uma lista em vez de ter de escrever corretamente um valor. A lista Pesquisa procura valores da tabela subjacente. Quando o mesmo valor se aplica a mais do que um registo, pode garantir a precisão e consistência ao escolher esse valor da lista de cada vez.

• Os formulários e relatórios anteriormente baseados na tabela original serão automaticamente baseados na consulta agora, porque o assistente atribui o nome da tabela original à consulta e muda o nome da tabela.

• Os formulários e relatórios existentes com base na consulta herdam atualizações automáticas de campos. Os novos formulários e relatórios também herdam listas de Pesquisa.