Outlook kan u helpen bij het plannen van persoonlijke gebeurtenissen. Organisatoren kunnen genodigden vragen om de vergadering persoonlijk bij te wonen en deelnemers kunnen reageren met de bevestiging dat ze persoonlijk kunnen deelnemen of dat ze alleen virtueel kunnen deelnemen.
Persoonlijke aanwezigheid aanvragen
Wanneer u een vergadering organiseert, kunt u genodigden vragen om het evenement persoonlijk bij te wonen:
-
Creatie of open de vergadering die u wilt instellen als persoonlijk.
-
Selecteer naast het locatieveld de wisselknop Persoonlijke gebeurtenis .
U kunt afspraken ook als persoonlijk markeren.
Tijdsuggesties voor een persoonlijk evenement
Wanneer u een gebeurtenis markeert als persoonlijk, kunnen de voorgestelde tijden voor de gebeurtenis veranderen, niet alleen op basis van de beschikbaarheid van de deelnemers, maar nu ook op basis van hun locatiebeschikbaarheid. Tijdvakken waarin deelnemers van plan zijn om op kantoor te zijn, worden het eerst voorgesteld.
Een persoonlijke gebeurtenis identificeren
Als u een uitnodiging voor een vergadering ontvangt die is gemarkeerd als persoonlijk, ziet u visuele aanwijzingen in zowel de e-mail-uitnodiging als de agendagebeurtenis om te informeren dat de organisator van de vergadering deelnemers heeft gevraagd om persoonlijk deel te nemen.
Aan de e-mail-uitnodiging en de agendagebeurtenis wordt een achtervoegsel [persoonlijk] toegevoegd aan de titel. De uitnodiging per e-mail bevat ook een persoonlijk label in de inhoud.
Daarnaast bevat de agendagebeurtenis ook een uniek pictogram om persoonlijke gebeurtenissen te identificeren.
Reageren op een persoonlijke gebeurtenis
Wanneer u reageert op een persoonlijk verzoek, in plaats van slechts één 'Ja'-optie, ziet u er nu drie. Kies 'Ja, persoonlijk' als u van plan bent om de vergadering persoonlijk bij te wonen op verzoek van de organisator. Kies 'Ja, virtueel' als u wilt deelnemen, maar het niet persoonlijk kunt doen. Of selecteer Ja - zonder aanwezigheidsmodusinformatie - voor het geval u liever deelname bevestigt, maar uw aanwezigheidsmodus niet openbaar maakt.
Persoonlijke antwoorden bijhouden
Als deelnemers reageren op een persoonlijk verzoek, kunt u hun antwoorden bijhouden in het deelvenster Bijhouden, waarin de aanwezigheidsmodus van elke persoon samen met hun antwoord wordt weergegeven.
