We zijn er allemaal geweest, toch? Na een spannende wervelwindvakantie gaat u weer aan het werk, opent u Outlook en vindt u tweeduizend ongelezen berichten die op u wachten. Het is voldoende om u terug te laten gaan op vakantie. Of ga nooit meer op vakantie.
Maar Outlook is een krachtig programma en het kan u helpen om dat Postvak IN snel te temmen, waarschijnlijk veel sneller dan u had kunnen denken.
Voorbereidingen treffen voor vakantie
Laten we samen met Rachel volgen terwijl ze zich voorbereidt op een vakantie van tien dagen.
Ze verwerkt communicatie en coördinatie voor vijf afzonderlijke projecten, ze is lid van twintig verschillende adressenlijsten en ze ontvangt ook een klein aantal persoonlijke e-mailberichten per dag.
Terwijl Rachel niet op kantoor is, is Chester het belangrijkste contactpunt voor drie van haar projecten en zal Cheryl de andere twee afhandelen.
De laatste keer dat Ze op vakantie ging, heeft ze haar automatische antwoorden ingesteld om iedereen te laten weten dat ze over tien dagen terug zou zijn, maar ze deed verder niets. Toen ze terugkeerde, was haar Postvak IN gegroeid van 50 berichten naar 500 berichten.
Deze keer gaat Ze een paar minuten de dag voordat ze weggaat met een aantal van de belangrijkste functies van Outlook om haar te helpen terug te komen van vakantie zonder stress.
Het instellen van een automatisch antwoord kan veel vragen en verwarring veroorzaken voor haar collega's. Aangezien ze Microsoft 365 heeft, selecteert ze Bestand > automatischeantwoorden en typen ze in de volgende tekst.
Hallo,
Bedankt voor uw bericht. Ik ben niet op kantoor tussen 1 mei 2019 en 10 mei 2019. Ik controleer geen e-mail terwijl ik weg ben.
Neem contact op met Chester Beane voor hulp bij de projecten Contoso, Fourth Coffee en Tailspin Toys.
Neem contact op met Cheryl Jenkins voor hulp bij het Northwind-project.
—Rachel
Ze kan instellen dat haar automatische antwoorden worden in- of uitgeschakeld op de dag dat ze weggaat en de dag dat ze terugkeert uit. Dit is een geweldige stap 1. Maar Ze weet dat Outlook andere functies heeft die ze kan gebruiken om haar postvak IN onder controle te houden.
Als u uw eigen automatische antwoorden wilt instellen, gaat u naar Automatische niet-kantoorantwoorden verzenden van Outlook.
Nu kan Rachel verder gaan met stap 2: regels maken.
Regels zijn een uitstekende manier om uw berichten te beheren, zowel wanneer u op kantoor bent als niet op kantoor bent. De functie Automatische antwoorden heeft zijn eigen ingebouwde regels die alleen worden in- of uit- of in- of uitgevoerd wanneer u niet op kantoor bent.
In het dialoogvenster Regels onder aan het venster Automatische antwoorden selecteert Rachel Regel toevoegen.
Vervolgens voegt ze advertisements@contoso.com toe aan het veld Van. Ze ontvangt een dagelijks bericht van dit adres met tijdgevoelige informatie die ze niet nodig heeft wanneer ze terugkomt van haar vakantie.
In de sectie Deze acties uitvoeren, controleert Rachel het selectievakje Alle berichten van dat e-mailadres verwijderen. Ze kan meerdere regels maken om berichten te verplaatsen of te verwijderen of zelfs door te sturen naar anderen in haar organisatie op basis van woorden in het onderwerp of bericht, of van wie het bericht wordt verzonden of ontvangen.
Wanneer ze klaar is met het maken van regels, kan ze haar automatische antwoord opslaan en naar haar vakantie gaan, wetende dat een groot aantal van haar e-mailberichten automatisch wordt doorgestuurd naar de juiste persoon en een andere groep volledig wordt verwijderd.
Zie E-mailberichten beheren met behulp van regels voor meer informatie over het toevoegen van regels.
Na vakantie
Wat als u niet zo georganiseerd was als Rachel voordat u op vakantie ging?
Laten we Nelson volgen terwijl hij probeert om te gaan met een overbelast Postvak IN na een vakantie van tien dagen. Hij heeft wel een automatisch antwoord ingesteld, maar hij heeft zijn collega's geen instructies gegeven terwijl hij weg was..
Wanneer Hij terugkomt van vakantie, heeft hij 1243 berichten in zijn Postvak IN. Gelukkig heeft Hij Outlook gemaakt als onderdeel van zijn Microsoft 365-abonnement, zodat hij deze berichten snel en eenvoudig kan sorteren, filteren en af kunnen handelen met behulp van een paar belangrijke Outlook functies.
Eerst sorteert Hij zijn berichten op prioriteit. Hierdoor worden alle berichten met hoge prioriteit, die hij snel moet beantwoorden, boven aan zijn Postvak IN.
Hiervoor selecteert hij de vervolgkeuzelijst Op datum boven aan zijn berichtenlijst en kiest hij Belang. Hiermee wordt zijn Postvak IN voor hem gesorteerd.
Nelson kan nu vijftien minuten besteden aan het beantwoorden van de vijf berichten met hoge prioriteit, deze in mappen opslaan en vervolgens de sorteerorder wijzigen door nogmaals op de vervolgkeuzelijst te klikken en Laag bovenaan te selecteren om de berichten met lage prioriteit boven aan de berichtenlijst te plaatsen. Deze berichten krijgen slechts een snelle scan en vervolgens verwijdert hij alle berichten, op één na. Lunchuitnodigingen, een melding voor een brandoefening en een waarschuwing over een stroomstoring drie dagen geleden zijn geen berichten die hij moet beantwoorden.
Nu hij de belangrijkste e-mailberichten heeft verzorgd, kan Hij een van de ingebouwde filters van Outlook gebruiken, de filters voor @mentions. Met de vervolgkeuzelijst Op datum rechtsboven in zijn berichtenlijst selecteert hij Vermeld e-mailbericht.
Als hij in een specifiek e-mailbericht wordt genoemd, weet de afzender waarschijnlijk dat de afzender iets expliciet van hem nodig heeft, in plaats van van een van zijn werknemers.
Er zijn ongeveer vijftig van deze berichten en Nelson kan snel door de lijst scannen, de berichten verwijderen die mogelijk al zijn verwerkt door een van zijn collega's en vervolgens reageren op de anderen.
Als u een groot aantal projecten hebt, zijn sommige projecten mogelijk tijdgevoeliger dan andere. Als u eerst zoekt naar berichten die betrekking hebben op de meest tijdgevoelige projecten, kunt u deze projecten op de hoogte houden terwijl u de minder tijdgevoelige projecten voor een andere dag opspart.
Als u wilt zoeken naar berichten die een specifieke woordgroep bevatten, gebruikt u het vak Zoeken boven aan de Outlook berichtenlijst. Gebruik aanhalingstekens rond een woordgroep met meerdere woorden om alleen die woordgroep te zoeken en niet elk afzonderlijk woord in die woordgroep.
Door berichten per afzender te groeperen, kunt u berichten zoeken die u mogelijk snel kunt verwijderen, bijvoorbeeld nieuwsbrieven of geautomatiseerde berichten uit niet-gecontroleerde accounts, of berichten die u tijdig moet beantwoorden, bijvoorbeeld berichten van uw direct supervisor.
Als u uw berichten wilt groeperen op afzender, klikt u op de vervolgkeuzelijst Op datum in de rechterbovenhoek van de berichtenlijst en selecteertu Van .
