Jika kotak masuk Anda terisi penuh, Anda mungkin mencari cara baru untuk memproses semua email itu. Aturan bisa membantu Anda mengurutkan semuanya dan membuat Anda masuk ke email yang paling penting terlebih dahulu. Outlook untuk Mac bisa menjalankan aturan pada pesan masuk atau keluar secara otomatis, berdasarkan kondisi yang Anda tetapkan.
Aturan adalah tindakan yang dilakukan secara otomatis pada pesan masuk atau keluar, berdasarkan kondisi yang Anda tentukan. Anda bisa membuat aturan untuk membantu Anda tetap tertata. Misalnya, Anda bisa membuat aturan untuk mengarsipkan pesan ke dalam folder atau menetapkan pesan ke kategori secara otomatis.
Penting: Di Outlook untuk Mac yang baru (mulai Oktober 2020), hanya aturan server yang tersedia, aturan klien tidak lagi didukung.
Catatan: Klik perluas (>) untuk menampilkan konten untuk setiap judul di bawah ini.
Anda bisa membuat aturan yang memindahkan semua pesan dari [nama], ke folder yang disebut "Email dari [nama]." Jika Anda menerima email dari grup kontak (juga dikenal sebagai daftar distribusi), Anda bisa memindahkannya secara otomatis ke folder tertentu juga.
-
Untuk membuat agar folder menahan pesan email yang dikirim menurut aturan tersebut, pilih kotak surat akar, pada tab Tata, klik Folder Baru, ketik nama folder, dan tekan Enter.
Tips: Jika Anda sudah membuat folder, lompat ke langkah 2.
-
Dalam daftar pesan, klik pesan email dengan pengirim atau penerima yang ingin Anda buat aturannya.
-
Pada tab Beranda, klik Aturan, lalu klik Pindahkan Pesan dari (nama pengirim) atau Pindahkan Pesan ke (nama penerima).
-
Dalam kotak pencarian folder, mulailah mengetikkan nama folder yang ingin Anda pindahkan pesannya.
-
Saat folder yang Anda inginkan muncul, klik nama folder, klik Pilih, lalu klik OK.
Catatan:
-
Jika Anda memiliki Akun Microsoft Exchange yang dikelola oleh Microsoft Exchange Server 2010 atau yang lebih baru, aturan secara otomatis disimpan di server.
-
Jika Anda membuat beberapa aturan, Outlook menjalankan aturan dalam urutannya tercantum di jendela Aturan .
-
Saat Anda membuat aturan dari pesan yang sudah ada, pengirim, penerima, dan subjek secara otomatis diisi sebelumnya ke dalam instruksi aturan.
-
Untuk membuat agar folder menahan pesan email yang dikirim menurut aturan tersebut, pilih kotak surat akar, pada tab Tata, klik Folder Baru, ketik nama folder, dan tekan Enter.
Tips: Jika Anda sudah membuat folder, lompat ke langkah 2.
-
Dalam daftar pesan, klik pesan yang ingin Anda gunakan untuk membuat aturan.
-
Pada tab Beranda, klik Aturan, lalu klik Buat Aturan.
-
Di bawah Saat pesan baru datang, edit kriteria agar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Untuk menghapus kondisi, klik . Untuk menambahkan kondisi, klik .
-
Di bawah Lakukan hal berikut ini, pilih apa yang anda inginkan terjadi saat Anda mengirim atau menerima email. Misalnya, saat Anda menerima email dari seseorang, pilih Pindahkan ke Folder, pilih folder tempat Anda ingin memindahkan pesan email, lalu klik Pilih Folder. Dalam kotak Pencarian , temukan folder yang Anda buat untuk aturan ini, klik Pilih, lalu klik OK.
Gunakan prosedur ini untuk membuat aturan kustom untuk akun IMAP atau POP. Beberapa penyedia layanan internet IMAP dan POP meliputi: Gmail, Yahoo!, AOL, dan Hotmail/Outlook.com.
Catatan: Jika tidak mengetahui tipe akun yang dimiliki, lihat Mencari tahu tipe akun apa yang Anda miliki.
-
Pada menu Alat, klik Aturan.
-
Di panel kiri kotak Aturan , di bawah Aturan Klien, klik tipe akun.
-
Di bagian bawah kotak Aturan , klik Tambahkan .
-
Dalam kotak Nama aturan, ketik nama untuk aturan.
-
Di bawah Saat pesan baru datang, klik panah pada kotak pertama untuk membuka daftar, lalu pilih tipe informasi yang ingin Anda identifikasi.
-
Di bawah Saat pesan baru datang, lanjutkan untuk berpindah dari kiri ke kanan, mengklik panah dan memilih kondisi untuk aturan Anda.
Untuk menghapus kondisi, klik . Untuk menambahkan kondisi, klik .
-
Di bawah Lakukan hal berikut ini, tentukan tindakan yang Anda inginkan untuk menjalankan aturan.
-
Klik OK.
Gunakan prosedur ini jika akun Anda berjalan di server Exchange.
Catatan: Jika tidak mengetahui tipe akun yang dimiliki, lihat Mencari tahu tipe akun apa yang Anda miliki.
-
Pada menu Alat, klik Aturan.
-
Di panel kiri kotak Aturan , di bawah SERVER EXCHANGE, klik nama akun. (Opsi ini hanya tersedia untuk akun yang dikelola oleh Microsoft Exchange Server 2010 atau yang lebih baru.)
-
Di bawah Saat pesan baru datang, klik panah di kotak pertama untuk membuka daftar, lalu pilih tipe informasi yang ingin Anda identifikasi, seperti Dari, Penerima, atau Subjek.
-
Di bawah Saat pesan baru datang, lanjutkan untuk berpindah dari kiri ke kanan, mengklik panah dan memilih kondisi untuk aturan Anda.
-
Klik Tambahkan istilah pencarian, lalu di daftar pencarian, klik Tambahkan untuk setiap istilah yang ingin Anda tambahkan.
Jika Anda mencoba membuat aturan di Outlook untuk Mac, dan Anda tidak tahu tipe akun email apa yang Anda miliki, berikut cara mencari tahu:
-
Dalam kotak Aturan, klik Perlihatkan Semua.
-
Dalam kotak Preferensi Outlook, di bawah Pengaturan Pribadi, klik Akun.
-
Dalam panel kiri kotak Akun, klik akun di mana Anda ingin membuat aturan.
Dalam panel kanan atas kotak Akun, Anda akan melihat tipe akun, seperti Akun IMAP, Akun Exchange, atau Akun POP.
-
Untuk kembali ke kotak Aturan , klik Perlihatkan Semua, dan di bawah Email, klik Aturan.