Másik személy Outlook-mappáival kétféle módon dolgozhat – mappamegosztással és meghatalmazással, hogy valaki más az Ön nevében eljárjon.
Megjegyzés: Microsoft 365 Vállalati verzióbeli vagy Exchange-alapú fiók szükséges. További információkat a Mi a Microsoft Exchange-alapú fiók? című témakörben olvashat.
A Mappa megosztása lehetővé teszi, hogy más felhasználók hozzáférjenek egy vagy több mappához. Ez azonban nem jelenti azt, hogy az Ön nevében járjanak el. Nem válaszolhat például az e-mailjeire vagy az értekezlet-összehívásokra Ön helyett egy olyan személy, aki hozzáférhet a mappáihoz.
Meghatalmazás használatakor engedélyezheti másnak, hogy az Ön nevében eljárjon. Lehet például egy asszisztense, és szeretné, ha ő hozna létre értekezlet-összehívásokat, és válaszolna rájuk Ön helyett. Egyes esetekben az asszisztens a vezető nevében figyeli a beérkezett üzeneteit is.
Megjegyzés: A cikkben található eljárások feltételezik, hogy meghatalmazási jogosultságot adott valakinek. A hozzáférés delegálásáról A levelezés és a naptár kezelésének megengedése mások számára című témakör tartalmaz bővebb tájékoztatást.
Tartalom
Másik személy postaládájának felvétele a saját profilba
Ha gyakran dolgozik másvalaki Exchange-mappáival, akkor célszerű lehet hozzáadni a másik személy Exchange-postaládáját a saját Outlook-profiljához. Így a másik személy postaládája automatikusan megnyílik minden alkalommal, amikor Ön megnyitja az Outlookot. A másik postaláda a Mappaablak területén a saját Exchange-postaládája mappái alatt jelenik meg.
Megjegyzés: A postaládáját megosztó személynek Látható mappa engedélyt kell beállítania az Exchange-postaláda gyökérmappájában.
Útmutatások a Látható mappa engedély biztosításához
Fiókkezelőként hajtsa végre az Outlookban a következő lépéseket:
-
Kattintson az Exchange-postaláda gyökérmappájára, majd válassza a Mappaengedélyek lehetőséget.
-
Kattintson a meghatalmazott nevére.
-
Az Engedélyek csoportban az Egyéb részben jelölje be a Látható mappa jelölőnégyzetet.
-
Kattintson az OK gombra.
Meghatalmazottként hajtsa végre az Outlookban a következő lépéseket:
-
Kattintson a Fájl > Fiókbeállítások > Fiókbeállítások parancsra.
-
Az E-mail lapon látható listában kattintson az Exchange-fiók típusára, ezt követően kattintson a Módosítás, végül a További beállítások gombra.
-
A Speciális lapon a Megnyitandó postaládák csoportban kattintson a Hozzáadás gombra, majd írja be annak a felhasználónak a postaládájának a nevét, akinek a postaládáját fel kívánja venni a felhasználói profiljába. Ha nem ismeri az adott felhasználó postaládájának a nevét, lépjen kapcsolatba a meghatalmazási jogosultságot adó személlyel.
Másik személy mappáinak megnyitása
-
Kattintson a Fájl > Megnyitás és exportálás > Más felhasználó mappája lehetőségre.
Tipp: Ha ezt a lépést a későbbiekben ki szeretné hagyni, a jelen cikk Másik személy postaládájának felvétele a saját profilba című szakaszából megtudhatja, hogy miként adhatja hozzá másvalakinek a postafiókját a Mappaablak területéhez.
-
A Név mezőben adja meg annak a személynek a nevét, aki Megosztás vagy Hozzáférés átadása engedéllyel ruházta fel Önt, illetve kattintson a Név gombra, majd válassza ki a személyt a listáról.
-
A Mappatípus listában kattintson arra a mappára, amelyet meg szeretné nyitni.
Értekezlet-összehívás küldése más nevében vagy válaszadás másik személynek szóló értekezlet-összehívásra
Ha megfelelő engedéllyel szeretné felruházni a meghatalmazottat a fiókkezelőnek szóló értekezlet-összehívások fogadásához, fiókkezelőként a következőket kell tennie:
-
Kattintson a Fájl > Fiókbeállítások > Meghatalmazás parancsra.
-
Kattintson a Hozzáadás gombra, írja be vagy jelölje ki a meghatalmazott nevét, és kattintson a Hozzáadás gombra.
-
Az alábbi lehetőségek közül választhat:
-
A Hozzáférési jogosultságok párbeszédpanelen ruházza fel a meghatalmazottat Szerkesztő (elemek olvasása, létrehozása, módosítása) engedéllyel a kezelő Naptár mappájához.
-
Az OK gombra kattintva zárja be a Hozzáférési jogosultságok párbeszédpanelt, majd jelölje be a Csak a meghatalmazottak, de én is kérek másolatot az értekezlet-összehívásokról és a válaszokról és a Csak a meghatalmazottak jelölőnégyzetek valamelyikét.
-
Válasz az értekezlet-összehívásokra
-
Ha az értekezlet-összehívásokat nem közvetlenül kapja, akkor nyissa meg a másik személy Beérkezett üzenetek mappáját.
-
Nyissa meg az értekezlet-összehívást.
-
Kattintson az Elfogadás, a Feltételes vagy a Visszautasítás gombra.
Értekezlet-összehívás küldése
-
Nyissa meg a másik személy naptárát.
-
A Kezdőlap lap Új csoportjában kattintson az Új értekezlet gombra.
-
A szokásos módon adja meg a résztvevőket, a tárgyat és a helyet, valamint az értekezlet kezdési és befejezési időpontját.
E-mail üzenet létrehozása vagy megválaszolása másik személy nevében
-
A Levelek nézetben kattintson a Kezdőlap > Új e-mail parancsra.
-
A Beállítások lap Megjelenített mezők csoportjában kattintson a Feladó gombra.
-
Adja meg a Feladó mezőben annak a személynek a nevét, akinek a nevében az üzenetet küldi.
Ha a címjegyzék listájából szeretné kiválasztani a nevet, válassza a Feladó lehetőséget.
-
A szokásos módon adja meg a levél címzettjét, tárgyát és tartalmát.
E-mail üzenet megválaszolása
-
A másik személy postaládájában válassza ki az üzenetet, amelyet meg szeretne válaszolni a fiókkezelő nevében.
-
A Kezdőlap lapon (illetve megnyitott üzenet ablakában az Üzenet lapon) kattintson a Válasz, a Válasz mindenkinek vagy a Továbbítás gombra.
-
A Beállítások lap Megjelenített mezők csoportjában kattintson a Feladó gombra.
-
A Feladó mezőben adja meg a fiókkezelő nevét. Ha a címjegyzék listájából szeretné kiválasztani a nevet, válassza a Feladó lehetőséget. Ha nem jelenik meg a Feladó gomb és mező, kattintson a Beállítások > Feladó gombra.
-
A szokásos módon adja meg a levél címzettjét, tárgyát és tartalmát.
E-mail küldése egy csoport nevében
Ha a szervezet címjegyzékében szereplő egyik csoport esetén Küldés mint engedélyekkel rendelkezik, elküldhet e-maileket, amelyek a csoporttól küldendő e-mailként jelennek meg.
-
A Levelek nézetben kattintson a Kezdőlap > Új e-mail parancsra.
-
A Beállítások lap Megjelenített mezők csoportjában kattintson a Feladó gombra.
-
A Feladó mezőben adja meg annak a csoportnak a nevét, akinek a nevében az üzenetet küldi.
Ha a címjegyzék listájából szeretné kiválasztani a csoportot, válassza a Feladó lehetőséget.
-
A szokásos módon adja meg a levél címzettjét, tárgyát és tartalmát.
Elküldött elemek mentése másik személy Elküldött elemek mappájába
Amikor egy meghatalmazott e-maileket és értekezlet-összehívásokat küld egy fiókkezelő nevében, a program mindegyik elemből ment egy másolatot a meghatalmazott Elküldött üzenetek mappájába.
Másik lehetőségként a fiókkezelő saját Elküldött üzenetek mappájára vonatkozó engedélyekkel ruházhatja fel a meghatalmazottat. Ebben az esetben a meghatalmazott áthelyezheti vagy átmásolhatja az elemeket a saját Elküldött üzenetek mappájából a fiókkezelő Elküldött üzenetek mappájába.
Fiókkezelőként hajtsa végre az alábbi lépéseket:
-
A Mappaablak területén kattintson a jobb gombbal az Elküldött üzenetek mappára.
-
Kattintson a Tulajdonságok parancsra.
-
Az Engedélyek lapon kattintson a meghatalmazott nevére.
-
Az Engedélyek csoport Jogosultsági szint listájában válassza a Szerkesztő (elemek olvasása, létrehozása, módosítása) lehetőséget.
-
Kattintson az OK gombra.
Ha hozzáadta profilját a kezelő postaládájához, az Elküldött üzenetek mappája megjelenik a meghatalmazott Mappaablak mappájában a Postaláda – kezelő csoportban.