באפשרותך להגביל הרשאה לתוכן בהודעות דואר אלקטרוני Outlook ניהול זכויות מידע (IRM), בדיוק כפי שתוכל להגביל הרשאה לקבצי Microsoft Office אחרים.
חשוב: אם אתה משתמש ב- Office במכשיר Surface RT, באפשרותך להציג דואר המוגן באמצעות IRM, אך לא ניתן לשלוח. האם ברצונך לראות באיזו גירסה של Office אתה משתמש?
ניהול זכויות מידע (IRM) מאפשר לך לציין הרשאות גישה להודעות דואר אלקטרוני. IRM עוזר למנוע קריאה, הדפסה, העברה או העתקה של מידע רגיש על-ידי אנשים לא מורשים. IRM גם עוזר לארגונים לאכוף מדיניות ארגונית השולטת בשליטה והפצה של מידע סודי או קנייני, הן בתוך הארגון וגם עם לקוחות ושותפים.
לאחר הרשאה עבור הודעה מוגבלת באמצעות IRM, הגבלות הגישה והשימוש נאכפות ללא קשר למקום שבו ההודעה תישלח, מכיוון שההרשאות לגשת להודעת דואר אלקטרוני נשמרות בקובץ ההודעה עצמו.
הערה: IRM לא יכול למנוע מחיקה, גניבה, נזק או גניבה של תוכן על-ידי תוכניות זדוניות או וירוסי מחשבים. בנוסף, אין אפשרות למנוע העתקה או הקלדה חוזרת של תוכן מוגבל, או למנוע צילום דיגיטלי או לכידת מסך של התוכן המוגבל.
בפעם הראשונה שאתה מנסה לפתוח הודעת דואר אלקטרוני המשתמשת ברשאה מוגבלת, אתה מחובר לשרת רישוי. אם שרת הרישוי מאמת את האישורים שלך, הוא מבעית רשיון שימוש, המגדיר את רמת הגישה שיש לך לקובץ. תהליך זה נדרש עבור כל קובץ המשתמש בהרשאות מוגבלות. במילים אחרות, לא ניתן לפתוח תוכן בעל הרשאה מוגבלת אם שרת הרישוי לא הוציא לך רשיון שימוש עבור תוכן זה.
הצגת הודעות כאשר IRM אינו זמין
אם עליך לקרוא או לפתוח תוכן בעל הרשאה מוגבלת, אך Outlook אינו זמין במחשב שבו אתה משתמש, באפשרותך להשתמש בדפדפן אינטרנט. אם אתה משתמש Outlook באינטרנט או Outlook Web App (OWA), באפשרותך להציג הודעות מוגבלות בכל דפדפן.
הסרת IRM מהודעה ששלחת
אם אתה השולח המקורי של הודעה וברצונך להסיר את ההרשאות המוגבלת, בצע את השלבים הבאים.
-
פתח את ההודעה המוצפנת מהתיקיה פריטים שנשלחו על-ידי לחיצה כפולה עליה.
-
בחר קובץ > הצפן > קבצים Access.
-
בחר שמור.
הערות:
-
הסרת ההרשאות המוגבלת מהודעה ששלחת לא תעדכן את ההודעות בתיבות הדואר של הנמענים. רק העותק של ההודעה בתיקיה 'פריטים שנשלחו' מושפע.
-
לא ניתן להסיר IRM מהודעה שמישהו אחר שלח אליך.
סוגי קבצים המכוסה על-ידי מדיניות IRM כאשר הם מצורפים להודעות
כאשר סוגי הקבצים הבאים מצורפים להודעה המנוהלים על-ידי זכויות ב- Outlook, הם מנוהלים באופן אוטומטי על-ידי זכויות.
הערה: אם אתה מצרף Outlook הודעות ( .msg) להודעה המנוהלים על-ידי זכויות (כגון העברת הודעות Outlook מרובות בתוך הודעה אחת), ההודעות המצורפות אינן מנוהלות על-ידי זכויות.
מסמכי Word
סוג הקובץ |
סיומת |
---|---|
מסמך |
.doc |
מסמך |
.docx |
מסמך המותאם למאקרו |
.docm |
תבנית |
.dot |
תבנית |
.dotx |
תבנית המותאמת למאקרו |
.dotm |
מסמכי Excel
סוג הקובץ |
סיומת |
---|---|
חוברת עבודה |
.xls |
חוברת עבודה |
.xlsx |
חוברת עבודה המותאמת למאקרו |
.xlsm |
תבנית |
.xlt |
תבנית |
.xltx |
תבנית המותאמת למאקרו |
.xltm |
חוברת עבודה בינארית שאינה XML |
.xlsb |
תוספת המותאמת למאקרו |
.xla |
תוספת המותאמת למאקרו |
.xlam |
מסמכי PowerPoint
סוג הקובץ |
סיומת |
---|---|
ייצוג |
.ppt |
ייצוג |
.pptx |
מצגת המותאמת למאקרו |
.pptm |
תבנית |
.pot |
תבנית |
.potx |
תבנית המותאמת למאקרו |
.potm |
הצגה |
.pps |
הצגה |
.ppsx |
הצגה המותאמת למאקרו |
.ppsm |
ערכת נושא של Office |
.thmx |
קבצי InfoPath
סוג הקובץ |
סיומת |
---|---|
טופס דינאמי/תבנית |
.xsn |
מסמכי XPS
סוג הקובץ |
סיומת |
---|---|
מפרט נייר XML |
.xps |