Administrar rangos de datos externos y sus propiedades

Un rango de datos externos es un nombre definido o un nombre de tabla que define la ubicación de los datos que se incluyen en una hoja de cálculo. Cuando se conecta a datos externos, Excel crea automáticamente un rango de datos externos. La única excepción a esto es un informe de tabla dinámica que está conectado a un origen de datos: un informe de tabla dinámica no usa un rango de datos externos. En Excel, puede dar formato y diseñar un rango de datos externos o usarlo en cálculos, como con cualquier otro dato.

Propiedades del rango de datos externos

Un rango de datos externo tiene propiedades adicionales (que no debe confundirse con las propiedades de consulta o conexión) que puede usar para controlar los datos, como la conservación del formato de celda y el ancho de columna. Puede cambiar estas propiedades del rango de datos externos haciendo clic en Propiedades en el grupo Connections de la pestaña Datos. A continuación, realice los cambios de la siguiente manera:

• Para los rangos de datos externos que se crean a partir de Microsoft Query y el Asistente para la conexión de datos, use el cuadro de diálogo Propiedades de datos externos .

• Para rangos de datos externos que se crean a partir de un archivo de texto importado o una consulta web que recupera datos HTML, use el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos .

• Para rangos de datos externos creados a partir de una consulta web que recupera datos XML, use el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML .

1. Seleccione la hoja de cálculo en la que desea buscar un rango de datos externos.

2. En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y, a continuación, haga clic en el nombre del rango de datos externo que desee.

1. Seleccione Fórmulas > Administrador de nombres.

2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre del rango de datos externos y, a continuación, haga clic en Editar. También puede hacer doble clic en el nombre.

3. En el cuadro de diálogo Editar nombre , escriba el nuevo nombre de la referencia en el cuadro Nombre .

Puede cambiar la consulta subyacente para un rango de datos externos creado a partir de Microsoft Query, un archivo de texto importado, una consulta web o el Asistente para la conexión de datos.

1. En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y seleccione el nombre del rango de datos externos que desea copiar.

   Para una tabla de Excel, seleccione el nombre del rango y, después, presione CTRL+E para seleccionar los encabezados de tabla.

   Si desea incluir etiquetas de columna o fórmulas que no forman parte del rango de datos externos, seleccione las celdas que contienen las etiquetas de columna o fórmulas que desea copiar. Haga clic en la flecha situada junto al Cuadro de nombres en la barra de fórmulas y haga clic en el nombre del rango de datos externos que desea copiar.

2. Seleccione Inicio > Copiar.

3. Cambie al libro en el que desea pegar el rango de datos externos.

4. Haga clic en la celda superior izquierda de la área de pegado.

   Para asegurarse de que la datos externos no reemplace los datos existentes, asegúrese de que la hoja de cálculo no tiene ningún dato debajo o a la derecha de la celda en la que hace clic.

5. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en Pegar.

Puede controlar cómo controlar un conjunto de datos más pequeño o mayor que se devuelve a Excel cuando se actualizan los datos.

1. Seleccione Propiedades de> de datos .

2. En el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos , en Si cambia el número de filas del rango de datos al actualizar, haga clic en una de las siguientes opciones:

   • Insertar celdas para nuevos datos y eliminar celdas sin usar

     Notas: 

     • Cuando se agregan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo del rango de datos externos se mueven hacia abajo, pero las celdas a la derecha del rango de datos externos no se mueven.

     • Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo del rango de datos externos se mueven hacia arriba, pero las celdas a la derecha del rango de datos externos no se mueven.

   • Insertar filas completas para nuevos datos y borrar celdas sin usar

     Notas: 

     • Cuando se agregan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externos se mueven hacia abajo.

     • Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externos no se mueven.

   • Sobrescribir celdas existentes con datos nuevos y borrar celdas sin usar

     Notas: 

     • Cuando se agregan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo del rango de datos externos se sobrescriben, pero las celdas a la derecha del rango de datos externos no se mueven.

     • Cuando se eliminan una o más filas en el origen de datos, las celdas directamente debajo y a la derecha del rango de datos externos no se mueven.

1. Seleccione Propiedades de> de datos .

2. En Formato y diseño de datos, siga uno o varios de estos procedimientos:

   • Para incluir los nombres de campo como la primera fila, active la casilla Incluir nombres de campo .

     Nota: Esta casilla solo está disponible para un rango de datos externos que se convierte desde un programa de Microsoft Office 2003 o en un rango de datos externos que se crea mediante programación.

   • Para agregar una columna de números de fila, active la casilla Incluir números de fila .

     Nota: Esta casilla no está disponible para un archivo de texto importado, un archivo XML o una consulta web.

   • Para conservar el formato de celda que aplique, active la casilla Conservar formato de celda .

     Nota: Para una consulta web, esta opción se desactiva automáticamente al seleccionar Formato HTML completo en el cuadro de diálogo Opciones . Puede acceder al cuadro de diálogo Opciones desde el cuadro de diálogo Editar consulta .

   • Para conservar los anchos de columna que establezca, active la casilla Ajustar ancho de columna .

   • Para conservar la ordenación, el filtrado y el diseño de las columnas que aplique, active la casilla Conservar la ordenación, el filtro y el diseño de las columnas.

     Nota: Esta casilla no está disponible para una consulta web.

   • Para conservar el filtrado de columnas que aplique, active la casilla Conservar filtro de columna .

     Nota: Esta casilla solo está disponible para una consulta web que se basa en datos XML.

1. Escriba una fórmula en una celda que sea adyacente a la primera fila de datos del rango de datos externos.

   Nota: La primera fila de datos puede ser la primera o la segunda fila del rango de datos externos, dependiendo de si la primera fila contiene encabezados.

2. Seleccione la celda y haga doble clic en la controlador de relleno para copiar la fórmula en todas las filas del rango de datos externos.

3. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

4. Seleccione Propiedades de> de datos .

5. En el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos , active la casilla Rellenar fórmulas en columnas adyacentes a datos .

   Nota: Si el rango de datos externos se expande al actualizar, Excel solo copia las fórmulas que son inmediatamente adyacentes o dentro del rango de datos externos.

Inmovilizar un rango de datos externos conserva los datos, pero no su consulta subyacente, por lo que no se puede actualizar un rango de datos externos inmovilizado.

1. Inserte una fila en blanco encima del rango de datos externos de una de las siguientes maneras:

   • Seleccione una celda encima de la cual desea insertar la nueva fila. Después, en la pestaña Inicio , en el grupo Celdas , haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, a continuación, haga clic en Insertar filas de hoja. Como ha seleccionado una celda, se inserta una nueva fila encima de la fila actual.

   • Haga clic en el selector de filas de la fila encima de la cual desea insertar una nueva fila. Después, en la pestaña Inicio , en el grupo Celdas , haga clic en Insertar. Como ha seleccionado una fila completa, se inserta una nueva fila encima de la fila seleccionada.

2. Escriba las etiquetas que desee en las celdas de la fila en blanco.

3. Haga clic en una celda en el rango de datos externos.

4. Seleccione Propiedades de> de datos .

5. En el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos externos , en Formato y diseño de datos, desactive la casilla Incluir nombres de campo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

6. Para quitar los nombres de campo existentes y actualizar el rango de datos externos, haga clic en una celda del rango de datos externos y, a continuación, haga clic en Actualizar datos .

1. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el rango de datos externos que desea eliminar.

2. En la barra de fórmulas, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Nombre y, a continuación, haga clic en el nombre del rango de datos externos que desea eliminar.

   Si el rango de datos externos es una tabla de Excel, presione CTRL+E para seleccionar toda la tabla.

3. Para eliminar el rango de datos externos, presione SUPRIMIR.

4. Para eliminar la consulta subyacente, haga clic en Sí cuando Excel se lo solicite.