Το Outlook μπορεί να σας βοηθήσει με τον προγραμματισμό συμβάντων πρόσωπο με πρόσωπο. Οι διοργανωτές μπορούν να ζητήσουν από τους προσκεκλημένους να συμμετάσχουν στη σύσκεψη αυτοπροσώπως και οι συμμετέχοντες μπορούν να απαντήσουν επιβεβαιώνοντας εάν θα μπορούν να συμμετάσχουν αυτοπροσώπως ή εάν μπορούν να συμμετάσχουν μόνο εικονικά.
Αίτηση παρουσίας αυτοπροσώπως
Κατά την οργάνωση μιας σύσκεψης, μπορείτε να ζητήσετε από τους προσκεκλημένους να συμμετάσχουν στην εκδήλωση αυτοπροσώπως:
-
Δημιουργία ή ανοίξτε τη σύσκεψη που θέλετε να ορίσετε ως αυτοπροσώπως.
-
Δίπλα στο πεδίο τοποθεσίας, επιλέξτε το κουμπί εναλλαγής Συμβάν σε πρόσωπο .
Μπορείτε επίσης να επισημάνετε συναντήσεις ως προσωπικές.
Προτάσεις ώρας για συμβάν αυτοπροσώπως
Όταν επισημαίνετε ένα συμβάν ως αυτοπροσώπως, οι προτεινόμενες ώρες για το συμβάν ενδέχεται να αλλάξουν ανάλογα με το χρόνο διαθεσιμότητας των συμμετεχόντων, αλλά τώρα και τη διαθεσιμότητα της τοποθεσίας τους. Οι χρονικές υποδιαιτήριες θέσεις στις οποίες οι συμμετέχοντες σχεδιάζουν να βρίσκονται στο γραφείο θα προτεινθούν πρώτα.
Προσδιορισμός ενός συμβάντος αυτοπροσώπως
Εάν λάβετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη που έχει επισημανθεί ως αυτοπροσώπως, θα δείτε οπτικά σημάδια τόσο στην πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και στο συμβάν ημερολογίου, για να σας βοηθήσουν να ενημερώσετε ότι ο διοργανωτής της σύσκεψης έχει ζητήσει από τους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν αυτοπροσώπως.
Η πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το συμβάν ημερολογίου θα έχουν και τα δύο επιθήματα [αυτοπροσώπως] προσαρτημένα στον τίτλο. Η πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνει επίσης μια ετικέτα "αυτοπροσώπως" στα περιεχόμενά της.
Επιπλέον, το συμβάν ημερολογίου θα περιέχει επίσης ένα μοναδικό εικονίδιο που θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε συμβάντα πρόσωπο με πρόσωπο.
Απάντηση σε συμβάν αυτοπροσώπως
Όταν απαντάτε σε μια αίτηση αυτοπροσώπως, αντί για μία μόνο επιλογή "Ναι", θα βλέπετε τώρα τρεις. Επιλέξτε "Ναι, αυτοπροσώπως" εάν σκοπεύετε να συμμετάσχετε στη σύσκεψη αυτοπροσώπως, όπως ζητήθηκε από το διοργανωτή. Επιλέξτε "Ναι, πρακτικά" εάν θέλετε να συμμετέχετε, αλλά δεν μπορείτε να συμμετέχετε αυτοπροσώπως. Εναλλακτικά, επιλέξτε "Ναι" - χωρίς πληροφορίες λειτουργίας συμμετοχής - σε περίπτωση που προτιμάτε να επιβεβαιώσετε τη συμμετοχή, αλλά να μην αποκαλύψετε τη λειτουργία συμμετοχής.
Παρακολούθηση απαντήσεων αυτοπροσώπως
Καθώς οι συμμετέχοντες απαντούν σε μια αίτηση αυτοπροσώπως, μπορείτε να παρακολουθείτε τις απαντήσεις τους στο παράθυρο παρακολούθησης, το οποίο εμφανίζει τη λειτουργία παρακολούθησης κάθε ατόμου μαζί με την απάντησή του.
