Planen einer Besprechung in Microsoft Teams

Planen einer Besprechung

Es gibt mehrere Möglichkeiten zum Planen einer Besprechung in Teams:

• Wählen Sie in einem Einzel- oder Gruppenchat unter dem Nachrichtenfeld die Option Besprechung planen aus, um eine Besprechung mit den Personen im Chat zu buchen. Sie können keine Besprechung aus einem Besprechungschat planen.

• Wählen Sie in Ihrem Kalender - auf der linken Seite von Teams in der oberen rechten Ecke Neue Besprechung aus.

Im Planungsformular geben Sie einen Titel für Ihre Besprechung ein, laden Personen ein und fügen Besprechungsdetails hinzu. Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten, um eine Uhrzeit zu finden, die allen Teilnehmern passt.

Im Terminplanungs-Assistenten können Sie die Zeitzonen, Zeitpläne und Verfügbarkeit der Teilnehmer während verschiedener Zeitfenster anzeigen. Im Raster Des Terminplanungs-Assistenten wird der Zeitplan der einzelnen Teilnehmer angezeigt. Schattierte Bereiche zeigen an, wenn Teilnehmer beschäftigt sind oder besprechungen mit Vorbehalt stattfinden. Unbeschattete Bereiche werden angezeigt, wenn teilnehmer frei sind. 

Nachdem Sie die Details ausgefüllt haben, wählen Sie Speichern aus, um das Planungsformular zu schließen und Teilnehmer zur Besprechung einzuladen.

Hinzufügen einer Einwahlnummer  

Fügen Sie eine Einwahlnummer und eine Konferenz-ID ein, damit teilnehmer sich in die Teams-Besprechung einwählen können. Wenn Sie die Besprechung über Outlook planen, werden die Einwahlnummer und die Konferenz-ID automatisch in der geplanten Besprechungseinladung angezeigt. Informationen zum Hinzufügen dieser Details bei der Planung in Teams finden Sie unter Hinzufügen einer Einwahlnummer für eine Besprechung in Teams.

Zuweisen von Kategorien zu einer Besprechung

Farbkodieren Sie Ihren Kalender mit Kategorien. Genau wie in Outlook können Sie jeder Besprechung in Ihrem Kalender eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Kategorien zuzuweisen:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis in Ihrem Kalender, wählen Sie Kategorisieren und dann eine Farbe aus.

2. Wählen Sie beim Planen einer Besprechung oben im Planungsformular Kategorie aus.

   Hinweis: Derzeit können Kategorien nicht auf Kanalbesprechungen angewendet werden.

Einladen von Personen außerhalb Ihrer Organisation 

In Teams können Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen, einschließlich Personen ohne Teams-Lizenz. Sie benötigen die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person, um sie einzuladen.

1. Wechseln Sie zu Erforderliche Teilnehmer hinzufügen. Wenn jemand ein optionaler Teilnehmer ist, wählen Sie stattdessen Optional aus.

2. Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse dieser Person ein (z. B. Jonas@beispiel.com).

3. Wählen Sie Einladen aus. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Besprechung.

Einladen von Personen mit einem Link 

Mit Teams können Sie Personen über einen Besprechungslink zu einer Besprechung einladen. Gehen Sie wie folgt vor, um diesen Link zu teilen:

1. Erstellen Sie die Besprechung in Teams.

2. Wechseln Sie auf der linken Seite von Teams zu Kalender , und wählen Sie die geplante Besprechung aus.

3. Der Besprechungslink wird als URL angezeigt. Kopieren Sie ihn, indem Sie auswählen.

Hinzufügen eines Co-Organisators

Nachdem Sie Personen zu Ihrer Besprechung eingeladen haben, können Sie bis zu 10 Mitorganisatoren hinzufügen, um Ihre Besprechung zu verwalten. Bevor Sie Mitorganisatoren hinzufügen, stellen Sie sicher, dass die Personen, die Sie hinzufügen möchten, bereits als erforderliche Teilnehmer hinzugefügt wurden, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie Ihre Besprechung und dann Bearbeiten aus.

2. Wählen Sie weitere Optionen > Besprechungsoptionen aus.

3. Wählen Sie auf der Seite mit den Besprechungsoptionen neben Mitorganisatoren auswählen den Pfeil nach unten aus, und wählen Sie den Namen des Mitorganisators aus.

   

4. Wählen Sie unten auf dem Bildschirm Speichern aus.

Erstellen einer Kanalbesprechung

1. Wählen Sie Neue Besprechung aus.

2. Geben Sie unter Kanal hinzufügen den Namen eines Kanals ein (unter den Feldern "Uhrzeit" und "Datum").

Kanäle können nicht mehr bearbeitet oder hinzugefügt werden, nachdem die Einladung gesendet wurde. Sie müssen eine neue Einladung mit den aktualisierten Kanälen senden.

Sobald Sie die gewünschten Personen hinzugefügt haben, wählen Sie Terminplanungs-Assistent aus, um die passendste Uhrzeit zu finden.

Wenn es sich um eine Besprechungsserie handelt, öffnen Sie das Dropdownmenü neben Nicht periodisch (unmittelbar unterhalb des Datums). Wählen Sie aus den Standardoptionen aus, wie oft die Besprechung ausgeführt werden soll, oder wählen Sie Benutzerdefiniert aus, um eine eigene Häufigkeit zu erstellen.

Planen von Besprechungen in einem Kanalkalender 

Wenn Sie nicht mit dem Hinzufügen eines Kalenders zu einem Kanal vertraut sind, werden die Schritte unter Alle Ihre Besprechungen in Teams anzeigen für Sie beschrieben. Anschließend haben Sie mehrere Möglichkeiten, dem freigegebenen Kalender Ereignisse hinzuzufügen.

• Wählen Sie oben im Kalender die Option Neues Ereignis hinzufügen aus.

• Klicken Sie auf den Kalender, und ziehen Sie ihn, um einen Zeitblock auszuwählen.

• Oder wählen Sie oben in der App den Pfeil neben Jetzt besprechen aus, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie Besprechung planen aus.

Jede dieser Aktionen öffnet das Planungsformular mit dem ausgefüllten Kanalnamen. Sie können eine Outlook-Gruppe oder Einzelpersonen hinzufügen, indem Sie ihre Namen manuell eingeben. Gäste und Partner von außerhalb Ihrer Organisation haben keinen Zugriff auf den Kanalkalender und müssen auch der Besprechungseinladung hinzugefügt werden.

Rechtsklick für weitere Optionen

Klicken Sie im Kalender mit der rechten Maustaste auf ein Ereignis, um sofort darauf zu antworten, es im Falle seiner Absage zu entfernen, oder öffnen Sie die Einladung, um die Besprechungsdetails anzuzeigen. Wenn es sich bei dem Ereignis um eine Microsoft Teams-Besprechung handelt, haben Sie auch die Möglichkeit, daran Online teilzunehmen und mit den Teilnehmern zu chatten.

Bei Teams-Besprechungen wird fünf Minuten vor deren Beginn eine "Teilnehmen"-Schaltfläche bei einem Ereignis in Ihrem Kalender angezeigt. Sobald jemand der Besprechung beigetreten ist, ändert sich die Farbe des Ereignisses, damit Sie wissen, dass jemand online ist.

Wählen Sie Teilnehmen aus, um das Fenster mit den Besprechungseinstellungen zu öffnen und Ihre bevorzugten Kamera- und Mikro-Einstellungen auszuwählen, bevor Sie der Onlinebesprechung beitreten.

Neu planen einer Besprechung

In Ihrem Teams-Kalender können Sie Besprechungen und Ereignisse, die Sie organisiert haben, neu planen. Um eine Besprechungszeit schnell zu aktualisieren, wählen Sie in Ihrem Teams-Kalender aus, ziehen Sie sie in ein neues Zeitfenster, und legen Sie es ab.

Sie werden über die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen benachrichtigt, bevor Sie die Besprechungszeit aktualisieren.

Sie können die Besprechungszeit auch ändern, indem Sie die Besprechung in Ihrem Teams-Kalender auswählen, Bearbeiten auswählen, eine neue Uhrzeit auswählen und Aktualisierung senden auswählen. Teilnehmer erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit der aktualisierten Uhrzeit. 

Festlegen der status "Show As" in einer Teams-Besprechung

Als Organisator können Sie die status der Besprechung in der Aktionsleiste festlegen. Wenn Teilnehmer RSVP verwenden, spiegelt ihre status automatisch die vom Organisator festgelegten status wider. 

Als Teilnehmer können Sie ihre individuellen status für die Besprechung über Show As unabhängig von den vom Organisator festgelegten status festlegen. Die aktualisierten status werden in Ihrem Kalender angezeigt. Der Standardwert Für alle Besprechungen, die ein Organisator plant, ist "Ausgelastet".

Sie können Ihre show-as-status auf verschiedene Arten festlegen: