Управление на диапазони от външни данни и техните свойства

Външен диапазон от данни е дефинирано име или име на таблица, което определя местоположението на данните, които се въвеждат в работен лист. Когато се свързвате към външни данни, Excel автоматично създава диапазон от външни данни. Единственото изключение от това е отчет с обобщена таблица, който е свързан към източник на данни – отчетът с обобщена таблица не използва диапазон от външни данни. В Excel можете да форматирате и оформите външен диапазон от данни или да го използвате в изчисления, както при всички други данни.

Свойства на диапазон от външни данни

Външният диапазон от данни има допълнителни свойства (да не се бърка със свойствата на заявката или връзката), които можете да използвате за управление на данните, като например запазване на форматирането на клетки и ширината на колоните. Можете да промените тези свойства на диапазон от външни данни, като щракнете върху Свойства в групата Connections на раздела Данни. След това направете своите промени, като направите следното:

• За диапазони от външни данни, които са създадени от Microsoft Query и съветника за връзка с данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на външни данни .

• За външни диапазони от данни, които са създадени от импортиран текстов файл или уеб заявка, която извлича HTML данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на диапазон от външни данни .

• За диапазони от външни данни, които са създадени от уеб заявка, която извлича XML данни, използвайте диалоговия прозорец Свойства на XML карта .

1. Изберете работния лист, в който искате да търсите диапазон от външни данни.

2. В лента за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и след това щракнете върху името на желания диапазон от външни данни.

1. Изберете Формули > Диспечер на имената.

2. В диалоговия прозорец Диспечер на имената щракнете върху името на диапазона от външни данни и след това щракнете върху Редактиране. Можете също да щракнете двукратно върху името.

3. В диалоговия прозорец Редактиране на име въведете новото име за препратката в полето Име .

Можете да промените базовата заявка за диапазон от външни данни, който е създаден от Microsoft Query, импортиран текстов файл, уеб заявка или съветника за връзка с данни.

1. В лентата за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и изберете името на диапазона от външни данни, който искате да копирате.

   За таблица на Excel изберете името на диапазона и след това натиснете CTRL+A, за да изберете заглавките на таблицата.

   Ако искате да включите етикети на колони или формули, които не са част от външния диапазон от данни, изберете клетките, съдържащи етикетите на колоните или формулите, които искате да копирате. Щракнете върху стрелката до Поле за име в лентата за формули и щракнете върху името на диапазона от външни данни, който искате да копирате.

2. Изберете Начало > Копиране.

3. Превключете към работната книга, в която искате да поставите диапазона от външни данни.

4. Щракнете върху горната лява клетка на област за поставяне.

   За да се уверите, че външни данни не замества съществуващите данни, уверете се, че работният лист няма данни под или вдясно от клетката, върху която щраквате.

5. В раздела Начало, в групата Клипборд щракнете върху Поставяне.

Можете да управлявате как да обработвате по-малък или по-голям набор от данни, който се връща в Excel, когато данните се обновяват.

1. Изберете Свойства на > данни.

2. В диалоговия прозорец Свойства на външния диапазон от данни , под Ако броят на редовете в диапазона от данни се промени при обновяване, щракнете върху едно от следните неща:

   • Вмъкване на клетки за нови данни, изтриване на неизползвани клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се преместват надолу, но клетките отдясно на диапазона за външни данни не се преместват.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се преместват нагоре, но клетките отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

   • Вмъкване на цели редове за нови данни, изчистване на неизползваните клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на външния диапазон от данни се преместват надолу.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

   • Заместване на съществуващи клетки с нови данни, изчистване на неизползваните клетки

     Забележки: 

     • Когато в източника на данни се добавят един или повече редове, клетките непосредствено под външния диапазон от данни се заместват, но клетките отдясно на външния диапазон от данни не се преместват.

     • Когато в източника на данни бъдат изтрити един или повече редове, клетките непосредствено под и отдясно на диапазона с външни данни не се преместват.

1. Изберете Свойства на > данни.

2. Под Форматиране и оформление на данните направете едно или няколко от следните неща:

   • За да включите имената на полетата като първи ред, поставете отметка в квадратчето Включи имената на полетата .

     Забележка: Това квадратче е налично само за диапазон от външни данни, който се конвертира от програма на Microsoft Office 2003 или в диапазон от външни данни, който се създава програмно.

   • За да добавите колона с номера на редове, поставете отметка в квадратчето Включи номерата на редовете .

     Забележка: Това квадратче за отметка не е налично за импортиран текстов файл, XML файл или уеб заявка.

   • За да запазите форматирането на клетките, което прилагате, поставете отметка в квадратчето Запази форматирането на клетките .

     Забележка: За уеб заявка тази опция се изчиства автоматично, когато изберете Пълно HTML форматиране в диалоговия прозорец Опции . Имате достъп до диалоговия прозорец Опции от диалоговия прозорец Редактиране на заявка .

   • За да запазите ширините на колоните, които сте задали, поставете отметка в квадратчето Регулирай ширината на колоните .

   • За да запазите сортирането, филтрирането и оформлението на колоните, които прилагате, отметнете квадратчето Запази сортирането/филтрирането/оформлението на колоните .

     Забележка: Това квадратче за отметка не е налично за уеб заявка.

   • За да запазите филтрирането на колони, което прилагате, отметнете квадратчето Запази филтъра на колоните .

     Забележка: Това квадратче за отметка е налично само за уеб заявка, базирана на XML данни.

1. Въведете формула в клетка, която е съседна на първия ред с данни във външния диапазон от данни.

   Забележка: Първият ред с данни може да бъде първият или вторият ред във външния диапазон от данни в зависимост от това дали първият ред съдържа заглавки.

2. Изберете клетката и щракнете двукратно върху манипулатор за запълване, за да копирате формулата във всички редове в диапазона на външните данни.

3. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

4. Изберете Свойства на > данни.

5. В диалоговия прозорец Свойства на външен диапазон от данни поставете отметка в квадратчето Попълване на формули в колони, съседни на данни .

   Забележка: Ако външният диапазон от данни се разшири, когато обновяване, Excel копира само тези формули, които са непосредствено до или в диапазона от външни данни.

Фиксирането на външен диапазон от данни запазва данните, но не и базовата му заявка, така че фиксираният диапазон от външни данни не може да бъде обновен.

1. Вмъкнете празен ред над диапазона на външните данни, като направите едно от следните неща:

   • Изберете клетка, над която искате да вмъкнете новия ред. След това в раздела Начало , в групата Клетки щракнете върху стрелката до Вмъкни и след това върху Вмъкване редове на лист. Тъй като сте избрали една клетка, над текущия ред се вмъква един нов ред.

   • Щракнете върху селектора на ред на реда над мястото, където искате да вмъкнете нов ред. След това в раздела Начало , в групата Клетки щракнете върху Вмъкни. Тъй като сте избрали един цял ред, над избрания ред се вмъква един нов ред.

2. Въведете желаните етикети в клетките на празния ред.

3. Щракнете върху клетка в източника на външни данни.

4. Изберете Свойства на > данни.

5. В диалоговия прозорец Свойства на външен диапазон от данни , под Форматиране и оформление на данни изчистете отметката от квадратчето Включи имената на полетата и след това щракнете върху OK.

6. За да премахнете съществуващите имена на полета и да обновите външния диапазон от данни, щракнете върху клетка във външния диапазон от данни и след това щракнете върху Обнови данните .

1. Щракнете върху работния лист, съдържащ диапазона от външни данни, който искате да изтриете.

2. В лентата за формули щракнете върху стрелката до Поле за име и след това щракнете върху името на диапазона от външни данни, който искате да изтриете.

   Ако външният диапазон от данни е таблица на Excel, натиснете CTRL+A, за да изберете цялата таблица.

3. За да изтриете външния диапазон от данни, натиснете КЛАВИША DELETE.

4. За да изтриете базовата заявка, щракнете върху Да , когато Excel ви подкани.